Chủ đề này xuất phát từ một người đọc tên là Neil. Gần đây anh ấy đã viết thư cho tôi,
Chào cướp.
Ngay bây giờ, tôi ước tính rằng tôi có trong khoảng 20-30 thông tin đăng nhập trực tuyến mà vợ tôi sẽ cần truy cập vào trong trường hợp tôi tiếc là đã qua đời hoặc trở nên mất khả năng. Về an ninh thông tin, tôi làm điều tồi tệ nhất có thể, đó là tổ chức tất cả các thông tin đăng nhập quan trọng của tôi trong các tệp có nhãn rõ ràng mà vợ tôi có thể truy cập trong trường hợp khẩn cấp. Ngay cả trong các tập tin, tôi để lại hướng dẫn chi tiết về những việc cần làm trong trường hợp khẩn cấp.
Tôi nhận thấy rằng có quá nhiều thông tin đăng nhập - email, mật khẩu, câu hỏi bảo mật, ID điện thoại, v.v. Tôi chỉ không biết cách nào khác để thực hiện điều đó. Thứ nhất, tôi không thể nhớ tất cả, và vợ tôi sẽ không có cơ hội đăng nhập vào tất cả các tài khoản này mà không có các tệp này.
Khi tôi gõ này, tôi nghĩ rằng có thể có một dịch vụ cơ sở lưu trữ máy tính cho các thông tin kỹ thuật số nhạy cảm. Tôi không muốn một dịch vụ sao lưu PC chi phí cao. Tôi sẽ hạnh phúc với điều gì đó sẽ cho phép tôi tiết kiệm ít hơn 1MB ghi chú cho vợ tôi. Nhưng, một lần nữa, an toàn như thế nào?
Ngay bây giờ, thông tin của tôi không có trên web, do đó, vấn đề lớn nhất là một người có nghĩa đen và thể chất ăn cắp ổ đĩa. Suy nghĩ của bạn sẽ được đánh giá cao.
- Neil
Đây là một câu hỏi tuyệt vời mà tôi phải thực sự suy nghĩ. Và gần đây tôi đã trải qua một cái gì đó mà đưa nó vào quan điểm.
Bà kế của tôi đã qua đời cách đây vài năm, và tôi xử lý tài sản của cô ấy và sự tin tưởng mà cô ấy đã thiết lập. Nó đã đánh tôi qua trải nghiệm trực tiếp này chính xác những gì chúng ta đang chống lại trong thời đại kỹ thuật số này khi ai đó chúng ta biết - cho dù vợ / chồng, người thân, hoặc người khác chúng ta đang xử lý bất động sản - qua đời. Và đó không chỉ là tài chính.
Ví dụ: nếu bạn đã qua đời, liệu người khác quan trọng của bạn có mật khẩu vào tài khoản Facebook của bạn không? Facebook sẽ không đưa nó cho họ. Trên thực tế, đã có những vụ kiện của những người cố gắng truy cập vào Facebook hoặc một tài khoản email của một người đã qua đời. Và những người thân yêu thường mất tại tòa án.
Cuộc sống của chúng ta đã trở thành số. Và với thời đại kỹ thuật số đến một số nhức đầu thực sự. Không chỉ là thông tin xác thực đăng nhập quan trọng đối với những người đã qua đời, mà còn là danh sách tài sản kỹ thuật số của người đó. Làm cách nào để chúng tôi xử lý tất cả những điều này để chúng tôi có thể chuyển thông tin này cho những người cần nó, đồng thời cũng không gây nguy hiểm cho tính bí mật của thông tin này?
Để trả lời câu hỏi của Neil, chúng tôi sẽ đề cập đến bốn bước quan trọng để bảo vệ tài sản kỹ thuật số của bạn và chuẩn bị cho chúng trong trường hợp bạn đi qua. Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số công cụ có thể giúp bạn ngay bây giờ và giúp đỡ những người thân yêu của bạn xuống đường.
1. Tạo một "Danh sách tất cả mọi thứ"
Điều đầu tiên cần nghĩ đến là không chỉ về việc cung cấp cho ai đó thông tin xác thực đăng nhập của bạn. Nó toàn diện hơn. Bạn cần những gì tôi gọi là "Danh sách tất cả mọi thứ". Điều này rất quan trọng khi tôi quản lý bất động sản của mẹ kế của tôi, và cô ấy đã làm một công việc tuyệt vời khi có sẵn điều này.
Một danh sách tất cả mọi thứ là một danh sách toàn diện về cuộc sống số của bạn. Ví dụ: bạn không chỉ có thông tin tài chính trực tuyến, mà còn cả địa chỉ email, tài khoản truyền thông xã hội, thông tin đăng nhập phần cứng máy tính và đăng nhập đăng ký chỉ với tên một vài. Danh sách Tất cả mọi thứ cung cấp một tóm tắt tổng thể của tất cả mọi thứ những người thân yêu của bạn nên biết về.
Trên Danh sách tất cả mọi thứ này, đừng đặt mật khẩu thực. Danh sách này chỉ để xác định các tài khoản trực tuyến của bạn. Mặc dù danh sách tất nhiên sẽ thay đổi từ người này sang người khác, dưới đây là một số tài sản kỹ thuật số phổ biến để giúp bạn bắt đầu.
Các tài khoản tài chính
- Tài khoản 401k
- Tài khoản IRA
- Tài khoản hưu trí khác
- Tài khoản quỹ tương hỗ
- Tài khoản môi giới
- Các tài khoản đầu tư khác (ví dụ: Betterment hoặc Motif Investing)
- Tài khoản cho vay P2P (Prosper và LendingClub)
- Tài khoản trực tiếp của Kho bạc
- Tài khoản cho vay sinh viên
- Tài khoản ngân hàng (ví dụ: kiểm tra, tiết kiệm, CD và bất kỳ tài khoản ngân hàng trực tuyến nào)
- Thế chấp
- Cho vay xe
- Nợ khác
- Tài khoản quản lý tiền (ví dụ: Vốn cá nhân, Mint.com)
- Tài khoản theo dõi tín dụng (ví dụ: myFICO, Tín dụng Karma, Tín dụng Sesame)
- Thẻ tín dụng
Khác
- Netflix
- Amazon Prime
- Trang chủ
- Két an toàn
- eBay
- Etsy
- Trang web giảm giá tiền mặt (ví dụ: Ebates, Big Crumbs)
- Skype
- Dropbox
- Tài khoản dặm bay
- Tài khoản thưởng của khách sạn
Bảo hiểm
- Bảo hiểm nhân thọ (bao gồm các chính sách bạn có thể có thông qua chủ lao động của bạn)
- Bảo hiểm xe hơi
- Bảo hiểm của chủ nhà
- Bảo hiểm y tế
- Bảo hành mở rộng
Truyền thông xã hội & Email
- Tất cả tài khoản email
- Tất cả các tài khoản truyền thông xã hội khác
Nếu bạn có doanh nghiệp của riêng mình, điều đó tăng gấp đôi hoặc gấp ba lần danh sách những điều tôi vừa đề cập. Nhiều người trong số họ sẽ được sao chép vì bạn sẽ có phiên bản kinh doanh của các khoản thanh toán hàng tháng, tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và chính sách bảo hiểm.Doanh nghiệp của bạn cũng có thể có tiền gửi trực tiếp, thanh toán tự động và hệ thống kế toán mà vợ hoặc chồng của bạn hoặc người khác cần biết.
Khi bạn đang tạo danh sách, hãy nghĩ về tài khoản email của mình. Đây là điều mà mẹ kế của tôi làm tốt, và nó rất hữu ích. Đôi khi các tài khoản sẽ nhận được thông báo từ chủ nợ hoặc nhà cung cấp dịch vụ đăng ký. Có quyền truy cập vào các tài khoản đó cho phép tôi chắc chắn rằng tôi đã tìm thấy và tính toán mọi thứ.
Bây giờ chúng tôi chưa đến điểm lưu thông tin mật khẩu với Danh sách Tất cả mọi thứ. Nhưng điều quan trọng là bạn bắt đầu với Danh sách mọi thứ, đặc biệt là đối với tài khoản tài chính của bạn. Ví dụ, 401 (k) của tôi là với Fidelity. Miễn là vợ tôi biết tôi có 401 (k) tại Fidelity, cô ấy có thể truy cập vào tài khoản đó, ngay cả khi không có mật khẩu, và mặc dù nó chỉ có trong tên tôi.
Fidelity có toàn bộ bộ phận đề cập đến các vấn đề về tài sản khi chủ tài khoản qua đời. Vì vậy, ngay cả khi vợ tôi không có thông tin mật khẩu, cô ấy có thể gọi cho họ và có quyền truy cập vào 401 (k) đó. Thông thường họ sẽ yêu cầu giấy chứng tử, và trên nhiều tài khoản như thế này, bạn sẽ trực tiếp liệt kê một người thụ hưởng. Trong trường hợp của chúng tôi, 401 (k) của tôi sẽ đi thẳng đến vợ tôi, mà không đi qua chứng thực.
Vấn đề ở đây là bởi vì cô ấy biết về tài khoản này, cô ấy có thể liên hệ với Fidelity để được xử lý đúng cách - không bao giờ biết mật khẩu. Đó là lý do tại sao Danh sách tất cả mọi thứ này là điều cần thiết.
Các tài khoản tài chính là điều đáng sợ nhất khi tôi đang quản lý bất động sản của mẹ kế của tôi. Tôi không quan tâm đến việc có mật khẩu. Mối quan tâm của tôi là liệu tôi đã xác định được tất cả. Nó có thể được khó khăn để nói mà không có một danh sách toàn diện. Cô ấy có tài sản hay khoản vay mà tôi không biết? Cô ấy có các khoản nợ không được liệt kê? Có thể cô ấy đã đăng ký dịch vụ đăng ký truy cập tài khoản của mình mỗi tháng, nhưng tôi không biết về nó. Đó là mối quan tâm lớn nhất - tôi đang thiếu gì?
Vì vậy, đó là lý do tại sao khi tôi bắt đầu kế hoạch của riêng mình, tôi bắt đầu với một Danh sách tất cả mọi thứ. Đó là điều tôi khuyên bạn nên đặt lại với nhau, để nếu bạn qua đời, những người cần thông tin này sẽ có nó.
Bạn có thể vẽ nó lên trong một tài liệu hoặc từ Google, và chia sẻ nó hoặc in nó ra. Có lẽ gửi email danh sách. Nó không cần phải được xử lý quá thận trọng bởi vì bạn không đặt bất kỳ thông tin bí mật nào trong đó. Nó chỉ đơn giản là một danh sách các tài khoản của bạn và nơi để tìm chúng.
Hai Tiền thưởng
Trước khi chúng tôi tiếp tục, tôi có hai mẹo tiền thưởng:
1. Nói về nó. Bạn thực sự cần phải nói về công cụ này định kỳ. Tôi biết thật dễ dàng để bận rộn với cuộc sống và trẻ em và mọi thứ khác. Ai muốn ngồi xuống và nói về những gì xảy ra sau khi họ chết?
Vợ tôi và tôi đã bắt đầu một cái gì đó gần đây, nơi chúng tôi đi ra ngoài cho một tách cà phê mỗi tuần một lần và chúng tôi nói về mục tiêu và kế hoạch của chúng tôi trong tuần. Sau đó, chúng tôi giữ nhau chịu trách nhiệm về việc hoàn thành những gì chúng tôi muốn thực hiện. Mục tiêu của chúng tôi có thể liên quan đến công việc, giải quyết các mối quan hệ cá nhân hoặc liên quan đến tiền bạc.
Trong cuộc họp cuối cùng của chúng tôi cách đây vài ngày, tôi đã dành thời gian để đi bộ vợ qua tất cả các khoản đầu tư của chúng tôi và cách chúng tôi tiêu tiền của chúng tôi trong tháng trước. Cô ấy sẽ không nhớ tất cả, nhưng đó là một sự khởi đầu. Và đó là điều tôi muốn làm thường xuyên để cô ấy biết mọi thứ đứng ở đâu. Trong gia đình của chúng tôi, tôi xử lý tài chính, mà làm việc cho chúng tôi. Nhưng cô ấy cần phải có một số hiểu biết về nơi mà tiền đến từ và đi đến.
Nếu bạn đang ở trong một tình huống tương tự - hoặc thậm chí nếu bạn chỉ xử lý một số phần tài chính trong khi vợ / chồng của bạn thực hiện phần còn lại - hãy nói về nó theo định kỳ.
2. Cân nhắc sử dụng EverNote. EverNote là một công cụ rất linh hoạt và hữu ích, và hoàn toàn miễn phí ở cấp độ cơ bản. Đó là cách tuyệt vời để lưu trữ thông tin bạn muốn chia sẻ với người khác.
Ví dụ, bạn có thể có sổ ghi chép “Danh sách mọi thứ” riêng biệt. Bạn có thể thêm ghi chú đã nhập. Bạn cũng có thể thêm các trang web, chẳng hạn như tài khoản tài chính vào sổ ghi chép. Bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép với máy tính xách tay quan trọng khác của bạn.
Một lần nữa, không đặt bất cứ điều gì bí mật ở đây. Đó chỉ là một cách để cung cấp cho ai đó một Danh sách Tất cả mọi thứ bao gồm, theo nghĩa đen, mọi thứ.
2. Truy cập vào Email là quan trọng
Tôi đã chạm vào điều này, nhưng đó là một điểm quan trọng. Khi tôi quản lý bất động sản của mẹ kế, việc truy cập vào email của cô ấy được chứng minh là cực kỳ hữu ích.
Tôi sẽ theo dõi tài khoản email của cô ấy để xem thông báo từ tài khoản thẻ tín dụng, bảo hiểm và các tài khoản khác. Một lần, cô nhận được một email từ Dish Network. Tôi thậm chí không biết cô ấy có Dish Network cho đến khi email đó xuất hiện. Email đó là thứ cho tôi biết để gọi và hủy dịch vụ.
Và mặc dù quyền truy cập vào email là rất quan trọng, đó là một điều bạn có thể gặp khó khăn nhất khi truy cập vào nếu bạn không có thông tin. Kỳ lạ thay, tài khoản đầu tư dễ dàng hơn để truy cập vào trong trường hợp cái chết của một chủ tài khoản.
Nhưng với email - và các tài khoản khác như Facebook - chúng có thể rất keo kiệt về việc cấp quyền truy cập, ngay cả khi chủ tài khoản đã qua đời và bạn là người thụ hưởng hoặc người thụ lý tài sản. Đã có vụ kiện về vấn đề này.
Hy vọng rằng, bạn cảm thấy thoải mái khi chỉ cần chia sẻ email hoặc mật khẩu Facebook của bạn với người khác. Trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo họ ít nhất có thể truy cập vào mật khẩu đó nếu có điều gì đó xảy ra với bạn. Nó thực sự quan trọng.
3. Dễ dàng định vị tài liệu
Tài liệu ít nhất là quan trọng - nếu không nhiều hơn - hơn là truy cập email. Các tài liệu quan trọng bao gồm những điều hiển nhiên - ý chí và sự tin tưởng. Nhưng bạn cũng nên nghĩ đến các tài liệu quan trọng khác, như chứng thư cho nhà của bạn, giấy khai sinh, hộ chiếu, chỉ thị y tế, và báo cáo ngân hàng và đầu tư. Ngay cả tài liệu đơn giản như bảo hành cho lò của bạn hoặc tiện ích cuối cùng bạn đã mua phải có thể truy cập được.
Một cách tiếp cận này, nếu bạn cảm thấy thoải mái với nó, là để quét các tài liệu này và sau đó lưu trữ chúng bằng điện tử. Ví dụ, vợ tôi và tôi sử dụng SnapScan cho Apple. Nó quét mọi thứ - từ giấy phép lái xe của tôi đến một tài liệu có kích thước đầy đủ. Nó sẽ tự động quét cả hai mặt nếu có văn bản trên cả hai mặt. Gọn gàng là một tùy chọn máy quét khác rất phổ biến. Khi tài liệu được quét, tôi lưu nó vào Dropbox dưới dạng PDF.
Ngay cả khi bạn quét các tài liệu này, hãy đảm bảo bạn giữ nguyên bản gốc ở một vị trí an toàn. Bạn có thể quét và phát các câu lệnh và các mẩu giấy quan trọng khác. Nhưng với các tài liệu quan trọng hơn - chứng thư của bạn, sẽ, hộ chiếu, v.v. - bạn cũng sẽ muốn giữ nguyên bản gốc. Nhưng việc quét chúng có thể cung cấp cho bạn quyền truy cập dễ dàng, quan trọng khác ngay khi cần thiết.
Nếu bạn quyết định quét và lưu các tài liệu này bằng điện tử, bạn nên nghĩ đến việc mã hóa chúng. Bạn có thể thực hiện việc này nếu bạn lưu tài liệu vào Dropbox. Hoặc bạn có thể giữ chúng trên ổ đĩa được mã hóa.
Tiền thưởng: Bạn có thể bảo vệ mật khẩu một tệp PDF để tăng cường bảo mật.
4. Tìm một cách để vượt qua trên mật khẩu của bạn
Khi bạn đã xác định tất cả các tài liệu và thông tin quan trọng của mình và tạo Danh sách mọi thứ, đã đến lúc nghĩ đến việc lưu trữ mật khẩu của bạn. Có một số cách để lưu trữ mật khẩu của bạn để quản trị viên hoặc người quản lý bất động sản quan trọng của bạn có thể truy cập chúng sau này. Dưới đây là ba:
1. Phương pháp giấy
Bà kế của tôi có bốn tờ thông tin đăng nhập đã nhập bao gồm thông tin đăng nhập và mật khẩu cho mọi thứ từ tài khoản ngân hàng của cô ấy đến tài khoản đầu tư của cô ấy. Cô là một phi công, vì vậy cô có rất nhiều thông tin đăng nhập có liên quan đến bay và nhiều tài khoản thưởng cho khách sạn và dặm. Cô thậm chí còn bao gồm đăng nhập Netflix của mình.
Tất cả mọi thứ đã được trên giấy, và điều đó làm việc tốt. Nhưng phương pháp này có nhược điểm của nó.
Đối với một điều, mỗi khi bạn thay đổi mật khẩu, bạn phải cập nhật giấy. Và tất nhiên, cuối cùng bạn sẽ quên cập nhật tài liệu. Và sau đó bạn sẽ kết thúc với danh sách thông tin đăng nhập lỗi thời.
Vấn đề thứ hai là vấn đề an ninh. Có lẽ bạn có thể đặt giấy ở đâu đó một cách an toàn trong nhà của bạn. Tỷ lệ cược ai đó sẽ đột nhập và nghĩ rằng để ăn cắp một mảnh giấy ẩn, sau khi tất cả?
Nhưng với phương pháp giấy, bạn có thể để bản thân bạn chịu trách nhiệm gian lận từ bạn bè hoặc gia đình. Bạn hy vọng rằng những người thân yêu của bạn sẽ không tìm thấy tài liệu này sớm và làm điều gì đó không phù hợp với nó. Nhưng nó xảy ra. Và đó sẽ là mối quan tâm lớn hơn của tôi với việc giữ thông tin nhạy cảm như thế này trên giấy.
2. Giữ một tập tin kỹ thuật số
Người đọc Neil, người đã viết với câu hỏi này, giữ thông tin của mình như một tập tin kỹ thuật số. Bạn có thể giữ thông tin này trên ổ cứng hoặc ổ USB hoặc bạn có thể lưu nó trên đám mây bằng dịch vụ như Dropbox. Đây là một lựa chọn, nhưng nó cũng có một số nhược điểm.
Đối với một điều, nó giống như phương pháp giấy trong đó bạn phải nhớ để cập nhật mật khẩu mỗi khi bạn thay đổi nó. Vì vậy, nếu bạn quên cập nhật tệp, bạn sẽ cập nhật danh sách thông tin đăng nhập lỗi thời. Và một tập tin kỹ thuật số lỗi thời là vô ích như một tập tin vật lý lỗi thời. Bạn cũng cần nhớ cập nhật tệp mỗi khi bạn thêm tài khoản mới.
Và, tất nhiên, bảo mật có thể là vấn đề với tệp kỹ thuật số. Một lần nữa, bạn có thể chọn mã hóa thông qua Dropbox hoặc ổ đĩa được mã hóa. Đó là cả hai lựa chọn phong nha. Nhưng bạn cần đảm bảo rằng vợ / chồng của bạn hoặc người khác quan trọng biết cách truy cập vào tệp đó.
3. Thử một dịch vụ
Hiện có một số trang web sẽ cho phép bạn lưu trữ an toàn tất cả các tài sản kỹ thuật số của mình. Với những dịch vụ này, trong trường hợp bạn đi qua, bạn có thể có chỉ thị cho phép người thụ hưởng hoặc người quản lý bất động sản của bạn truy cập thông tin đó.
Các dịch vụ này là kinh doanh nghiêm túc. Họ thường yêu cầu một giấy chứng tử, nhiều như một ngân hàng sẽ trong cùng một hoàn cảnh. Một khi họ nhận được điều đó, dịch vụ sẽ tiết lộ thông tin, theo chỉ thị của bạn, cho người phối ngẫu của bạn hoặc một luật sư hoặc bất cứ ai bạn chỉ định.
Trong quá khứ, tôi đã sử dụng LastPass, một công cụ miễn phí cho phép bạn tạo mật khẩu phức tạp và sau đó lưu chúng cho bạn. Khi bạn truy cập một trang web có mật khẩu đã lưu, mật khẩu có thể tự động đăng nhập bạn dựa trên thông tin được lưu.
Bây giờ, tôi đang tìm kiếm một dịch vụ khác, được gọi là Hộp mật khẩu. Nó có một số tính năng tương tự và một số tính năng mà LastPass không cung cấp.
Một trong những tính năng của Hộp Mật khẩu được gọi là Locker Legacy. Bạn có thể thiết lập nó để nếu bạn đã qua đời, Password Box, khi nhận được giấy chứng tử của bạn, sẽ làm theo hướng dẫn của bạn và cung cấp thông tin trong Legacy Locker cho người thụ hưởng của bạn hoặc người khác.
Đây là dịch vụ thực sự tuyệt vời và miễn phí tối đa 25 mật khẩu. Nếu bạn ở trên mức đó, chỉ có $ 11,99 một năm. Đó là một công cụ rất rẻ và có rất nhiều chức năng. Tôi thích nó thậm chí còn tốt hơn LastPass ngay cả khi chỉ lưu trữ mật khẩu của tôi. Dường như nó hoạt động tốt hơn một chút và trơn tru hơn.
Nó cũng có các tính năng khác, như ví điện tử cho phép bạn lưu trữ tất cả thông tin thẻ tín dụng của mình một cách an toàn.Bạn thậm chí có thể tạo ghi chú an toàn trong Hộp Mật khẩu, sẽ được chuyển cho người thân hoặc bất kỳ ai trong trường hợp bạn chết.
Những tài sản kỹ thuật số này quan trọng hơn bao giờ hết. Nhưng cách tiếp cận của bạn với họ khác với việc chỉ ném tài liệu của bạn vào hộp khóa cho đến khi bạn chết. Tuy nhiên bạn đối phó với những tài sản này, điều quan trọng là không bỏ qua chúng. Lập kế hoạch và đảm bảo rằng những người phù hợp có thể truy cập tài sản kỹ thuật số của bạn trong trường hợp bạn nên qua đời.