Âm thanh một chút ấn tượng? Không phải vậy.
Hãy tưởng tượng một loại cá nhân có tổ chức, loại A. Bây giờ hãy tưởng tượng điều ngược lại của loại người đó. Tôi là đối diện.
Kết quả là tôi làm giấy ở mọi nơi. Thời gian thuế là một kinh nghiệm đáng sợ khi tôi cố gắng chinh phục hộp giày giấy. Và tôi thường trì hoãn gửi yêu cầu bảo hiểm y tế hoặc các biểu mẫu Tài khoản chi tiêu linh hoạt do giấy. Nó không phải là một cường điệu khi nói rằng sự thiếu của tôi về tổ chức chi phí tiền gia đình của tôi. Tôi ghét nó.
Vì vậy, với hy vọng và tuổi thọ của một đứa trẻ vào sáng Giáng sinh, tôi đã mua Fujitsu ScanSnap. Và tôi rất vui vì tôi đã làm. Dưới đây là 8 cách mà máy quét giấy đã thay đổi mọi thứ.
1. Biên lai thuế: Tất cả các biên nhận đóng góp từ thiện sẽ được quét và tải lên ngay lập tức vào một thư mục trong DropBox. Vì vậy, việc nhận tiền mà chúng tôi đã cung cấp cho ban nhạc diễu hành địa phương vào Thứ Bảy tuần trước được quét và ở đúng nơi, thay vì bị mất ở cuối ngăn kéo.
2. Biên lai y tế: Biên nhận y tế mà chúng tôi cần gửi cho công ty bảo hiểm để hoàn trả được quét và lưu. Sau đó chúng tôi có thể sử dụng bản gốc để gửi cùng với mẫu đơn yêu cầu bảo hiểm. Không còn sao chép và lưu giấy trong một tệp ở đâu đó.
3. Mẫu yêu cầu bảo hiểm: Nói về bảo hiểm, chúng tôi đã hoàn thành tất cả thông tin trên biểu mẫu không bao giờ thay đổi. Sau đó, chúng tôi quét biểu mẫu và lưu nó vào DropBox. Bây giờ khi chúng tôi cần gửi khiếu nại, biểu mẫu đã hoàn thành 75%.
4. Biên nhận doanh nghiệp: Tất cả các biên nhận kinh doanh được quét và lưu trong DropBox (bạn có thể nói chúng tôi yêu DropBox không?). Tôi đã mô tả quá trình này chi tiết hơn trong một bài viết về việc theo dõi biên lai và tài chính kinh doanh. Bây giờ các tập tin và tập tin của giấy đã biến mất. Quan trọng hơn, tôi thực sự biết vị trí của biên nhận.
5. Chữ ký được quét là Snap: Tôi đang trong quá trình mở IRA kế thừa. Cố vấn cần chữ ký của tôi trên đơn xin và các mẫu đơn khác. Đã ký, quét và gửi. Ngay và luôn.
6. Báo cáo: Vì vậy, nhiều người trong chúng ta giữ hộp và hộp báo cáo ngân hàng. Bước đầu tiên là loại bỏ những gì bạn không cần. Nhưng những gì bạn cần có thể được quét trong vài giây. Với ScanSnap, nó sẽ tự động quét cả hai mặt của tờ giấy, điều này làm cho việc quét một cái gì đó giống như một tuyên bố ngân hàng thực sự dễ dàng.
7. Mật ong, bạn có thể quét 82 bức ảnh cho tôi không? Vợ và con gái tôi thích sổ lưu niệm. Và họ thích làm cho tôi trở thành một phần của quá trình. Tôi là Trưởng phòng chụp ảnh trong gia đình của chúng tôi, một công việc mà tôi rất ghét cho đến khi chúng tôi nhận được ScanSnap. Bạn đã từng quét ảnh bằng cách đặt chúng từng người một trên máy quét phẳng chưa? Tôi có. Thật kinh khủng. Bây giờ tôi thả các hình ảnh vào feeder của ScanSnap, và nó quét mọi bức ảnh. Và thậm chí tốt hơn, nó tải chúng trực tiếp lên iPhoto. Ngay cả Steve Jobs cũng sẽ rất ấn tượng.
8. Công cụ quan trọng: Nếu bạn chết, liệu những người phù hợp có biết vị trí của bạn sẽ ở đâu không? Làm thế nào về chính sách bảo hiểm nhân thọ? Đầu tư? Điều này đã trở nên rất thực tế đối với tôi khi tôi xử lý bất động sản của mẹ tôi. Quét thông tin này và lưu nó vào một nơi an toàn mà những người phù hợp biết đến sẽ mang đến cho bạn rất nhiều sự an tâm.
Sự thay đổi thực sự đối với tôi là cảm giác rằng tôi đã cùng nhau hành động. Khi tôi cần thứ gì đó, tôi biết nó ở đâu. Và tôi đã loại bỏ một tấn giấy.