Cách tổ chức thủ tục giấy tờ
Chúng tôi đều muốn nghĩ rằng chúng tôi đang ở hoặc gần như không có giấy tờ (và có lẽ một vài người trong chúng ta). Tuy nhiên, sự thật là hầu hết chúng ta vẫn nhận được đủ thư ốc để làm cho nó đau đớn để chăm sóc và tổ chức.
Có đống tài liệu khổng lồ đặt xung quanh chỉ có thể để lại một cảm giác không tổ chức và một chút căng thẳng. Một buổi chiều giá trị của công việc có thể thiết lập bạn vĩnh viễn với một hệ thống để làm giảm cảm giác lộn xộn đó. Tôi mất vài năm để phát triển một hệ thống hiệu quả đáng để chia sẻ. Đây là:
Từ hộp thư đến cái gì?
1. Tái chế: Đây thường là thư rác hoặc thư không có bất kỳ thứ gì bạn không muốn người khác biết về bạn trên đó. Tôi đặt tất cả các thư này vào một túi giấy màu nâu và sau đó nó đi ra lề đường mỗi thứ tư để đón.
2. băm nhỏ, sau đó tái chế: Đây là thư và tài liệu có một số loại số nhận dạng cá nhân trên đó có khả năng
3. Hành động: Đối với hai loại sau đây, tôi giữ một thư mục manila màu nâu trên bàn cà phê của tôi với nhãn trên chúng. Mục đầu tiên được gắn nhãn là ‘hành động’. Không trớ trêu thay, điều này có nghĩa là giấy có một số loại hành động mà tôi phải thực hiện trên đó. Có lẽ đó là một hóa đơn phải được thanh toán, một bảng câu hỏi tôi cần phải trả lại, hoặc một cái gì đó khác.
Thư mục này thậm chí có thể phục vụ như một lời nhắc nhở cho thư mà bạn cần để bắt đầu, so với phản ứng trả lời. Bạn có thể chỉ cần viết cho mình một ghi chú hoặc đặt một phong bì trống trong thư mục để lần sau khi bạn xóa thư mục của mình, bạn có thể thực hiện hành động. Bạn nên xóa một thư mục mỗi tuần một lần.
4. Tệp: Đây là tất cả những thứ bạn không cần thực hiện hành động mà bạn cho là tốt để tiếp tục. Nó có thể bao gồm tài liệu y tế, tiền lương, tài liệu thuế, báo cáo đầu tư, vv (xem bên dưới). Bí quyết ở đây là để giữ chỉ những thứ bạn cần phải giữ bởi vì bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy các tập tin của bạn để được tràn ngập.
Cách tạo tài liệu hiệu quả
- Công việc: báo cáo biên chế, biên lai kiểm tra chi phí
- Nhà: bảo hiểm nhà, đánh giá thuế bất động sản, giấy tờ thế chấp, báo cáo thế chấp, dự án cải thiện nhà
- Y khoa: nha khoa, y tế, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ
- Nghỉ hưu: Tuyên bố 401K, báo cáo An sinh Xã hội
- Đầu tư: Một thư mục cho mỗi tài khoản môi giới mà tôi sở hữu, bảng sao kê ngân hàng, tùy chọn cổ phiếu của công ty
- Tự động: tiêu đề, bảo hiểm, hồ sơ bảo trì (Tôi thích giữ trong xe của tôi)
- Thuế: tài liệu thuế, tất cả tài liệu từ năm trước thuế, tất cả tài liệu từ hai năm trước thuế, tất cả các biên nhận được khấu trừ
- Hóa đơn: điện thoại, internet, cáp, gas, điện, nước, (các) thẻ tín dụng
- Misc: bất cứ điều gì khác bạn cảm thấy là đáng lưu giữ
Điều gì xảy ra khi người nộp đơn của tôi quá đầy đủ?
Tôi có ba bước để giải quyết vấn đề này và giảm sự lộn xộn trong tủ hồ sơ của tôi:
- Khi tôi nhận được một tài liệu mới để nộp, tôi đặt nó ở mặt sau của thư mục chứa của nó để mọi thứ được tổ chức theo ngày, với các tài liệu lâu đời nhất đầu tiên.
- Mỗi năm một lần, tôi đi qua tủ và cắt những thứ tôi rất có thể sẽ không còn cần nữa.
- Giữ những thứ tốt. Tôi muốn giữ một năm (ít nhất) cho tất cả mọi thứ. Một số thứ như tài liệu liên quan đến thuế tôi đã quay lại ít nhất 2 năm. Những thứ khác, bạn chỉ không bao giờ thoát khỏi - bạn có thể biết đó là tài liệu nào.
Suy nghĩ cuối cùng về tổ chức lộn xộn giấy của bạn
Nếu bạn có thể, hãy cố gắng loại bỏ nhiều thủ tục giấy tờ nhất có thể bằng cách chọn báo cáo được gửi qua email. Một công việc nhỏ và tổ chức chắc chắn có thể nâng một trọng lượng rất lớn ra khỏi vai của bạn, dọn dẹp không gian sống của bạn, và làm cho mọi thứ dễ dàng hơn để tìm kiếm. Bạn cũng có thể thấy rằng bạn còn nhiều thứ hơn nữa và không bỏ lỡ hành động khi cần.
- Bạn có một hệ thống tổ chức giấy tại chỗ không?
- Điều gì làm việc cho bạn?
- Bạn có gần giấy tờ không?
