Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, trọng tâm chính của bạn là bán niềm đam mê và xây dựng doanh nghiệp của bạn. Vì nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ đơn giản là không có thời gian cần thiết để dành cho quản lý nhân sự và biên chế, họ sử dụng dịch vụ gia công phần mềm. ADP và Paychex là các nhà lãnh đạo ngành trong lĩnh vực này. Họ cung cấp các giải pháp kinh doanh toàn diện để điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn bằng cách cung cấp nhiều dịch vụ liên quan đến biên chế, nhân sự, theo dõi tham gia, trợ cấp hưu trí và nhiều hơn nữa, trên nền tảng tất cả trong một.
Tuy nhiên, hiện nay có nhiều lựa chọn khác nhau trong các dịch vụ quản lý nhân sự và tiền lương ngoài ADP và Paychex. Trước tiên, hãy xem tổng quan về quy trình biên chế…
Quy trình thanh toán
Biên chế thanh toán có nhiều nguyên tắc quy định và chỉ có thể hoạt động khi bạn có chính xác thời gian theo dõi nhân viên, nhân sự và hệ thống quản lý tại chỗ. Đây là một ví dụ về quy trình (từ ConceptDraw):
Nhân sự phải giữ thông tin chính xác và cập nhật về nhân viên, giữ các mẫu đơn W-2 và I-9, cấp sổ tay nhân viên và áp phích tuân thủ lao động sau. Nhân viên phải theo dõi thời gian của họ bằng cách sử dụng một thẻ đục lỗ, timesheet, hoặc nhiều miếng pin hiện đại và thẻ quét. Biên chế phải xem xét tính chính xác của bảng chấm công và giải quyết bất kỳ thời gian trả lương nào hoặc làm thêm giờ theo sổ tay của chủ nhân, cũng như các quy định của tiểu bang và liên bang. Chỉ sau khi toàn bộ quá trình này được hoàn thành thì có thể phát hành tiền lương.
Chủ doanh nghiệp nhỏ cũng được giao nhiệm vụ với trách nhiệm bổ sung, bao gồm thuê nhân viên mới, bảo hiểm bồi thường của nhân viên, bảo hiểm sức khỏe của nhân viên, trợ cấp hưu trí, nộp thuế hàng quý và hơn thế nữa! Đây là nơi các dịch vụ gia công phần mềm có ích.
Giải pháp tất cả trong một: ADP & Paychex
Nhân sự và biên chế là các dịch vụ cốt lõi được cung cấp cho chủ doanh nghiệp nhỏ bởi ADP và Paychex. Các dịch vụ này hợp lý hóa quy trình biên chế bằng cách cung cấp các dịch vụ hướng dẫn trực tuyến về tuân thủ nhân sự, cũng như đánh giá timesheet nhân viên tự động, tính toán biên chế và phát hành tiền lương.
Các gói chính của ADP và Paychex thường bao gồm:
- Chế biến biên chế
- Tuân thủ thuế
- Luật áp dụng tuân thủ luật lao động
- Quản trị nhân sự
Xem thêm về các gói ADP và dịch vụ Paychex.
ADP và Paychex cũng cung cấp các dịch vụ bổ sung này:
- Chấm công
- Thuê và theo dõi người nộp đơn
- Bảo hiểm
- Nghỉ hưu
Lợi ích của việc sử dụng ADP và Paychex cho các dịch vụ bổ sung này là tích hợp liền mạch từ ngày thuê của nhân viên đến ngày kết thúc. Các ứng dụng việc làm, thẻ tín dụng, hưu trí và phúc lợi sức khỏe của nhân viên của bạn được hợp nhất trong một trang tổng quan trực tuyến. Sự tiện lợi và tổ chức đáng giá với bạn là gì? Nó chắc chắn là một sang trọng để có một hệ thống chất lỏng để chuyển hồ sơ nhân sự điện tử, tự động tạo timesheets, biên chế, và nhân viên với nỗ lực tối thiểu…
Nhược điểm là bạn phải trả phí bảo hiểm để hợp nhất. Một trong những doanh nghiệp mà tôi quản lý sử dụng kế hoạch nghỉ hưu và quản lý Paychex 401 (k), và hầu hết số tiền được cung cấp đều được quản lý tích cực với tỷ lệ chi phí trên 100 điểm cơ bản!
Giải pháp thay thế tất cả trong một
Người mới, Gusto (trước đây là ZenPayroll), cung cấp bảng lương, trợ cấp y tế, nhân sự, kế hoạch 401k và bồi thường của nhân viên. Điều này giống như ADP và Paychex, nhưng cho một phần nhỏ của chi phí cho hầu hết các doanh nghiệp nhỏ. Thêm vào đó, giá của họ là minh bạch: $ 39 mỗi tháng + $ 6 mỗi tháng cho mỗi nhân viên.
Lựa chọn thay thế “A La Carte”
Nếu bạn chỉ có một số ít nhân viên, bạn có thể có một sự hiểu biết cơ bản về cách thức quy trình công việc biên chế của bạn hoạt động cùng với kế hoạch chấm công, nguồn nhân lực và kế hoạch nghỉ hưu. Nếu đây là trường hợp, có thể chi phí có hiệu quả với nhau một cách thay thế cho ADP và Paychex bằng cách sử dụng một sự kết hợp của các giải pháp riêng lẻ.
Lương bổng
Những lợi ích chính của một giải pháp biên chế cơ bản là tính toán thuế tự động và nộp hồ sơ, nộp đơn 1099, nộp đơn W-2 và gửi tiền trực tiếp. Trong một cuộc thăm dò ý kiến của năm mươi sáu chuyên viên đo mắt độc lập, tôi thấy rằng 46% đã sử dụng Intuit Quickbooks / Payroll để chạy bảng lương của họ. ADP và Paychex là tiếp theo, tiếp theo là bốn người trả lời sử dụng một kế toán và ba người sử dụng (Paychex) Sure Payroll.
Thay thế bảng lương # 1 - Intuit Payroll cung cấp xử lý biên chế không rườm rà trong một giao diện rất đơn giản, dễ sử dụng. Nếu bạn sử dụng Quickbooks, bạn có thể tích hợp Biên chế với phần mềm của bạn ở mức giá như dưới đây.
Thay thế bảng lương # 2 - Ngân hàng địa phương của bạn - Trong một bài viết trước đó, Đối với dịch vụ thanh toán doanh nghiệp nhỏ, lớn hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn, chúng tôi đã tìm thấy một khoản giảm chi phí đáng kể bằng cách chuyển sang ngân hàng địa phương.
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS)
Nhân sự thay thế # 1 - Zoho Mọi người sẽ giúp tổ chức và hợp lý hóa quy trình công việc nhân lực của doanh nghiệp của bạn, từ việc thuê mướn nhân công mới đến quản lý nhân sự. Zoho People được sử dụng miễn phí cho tối đa 5 nhân viên. Nó cũng có giá cả rất hợp lý, thay đổi dựa trên số lượng nhân viên bạn có.
Nhân sự thay thế # 2 - Zenefits cung cấp quản lý nhân sự, tuyển dụng và giới thiệu và báo cáo ACA trên nền tảng di động hoặc máy tính để bàn dễ sử dụng. Ồ, MIỄN PHÍ. Họ kiếm tiền từ các tính năng cao cấp và nhà cung cấp bên thứ ba mà họ tích hợp. Tôi hơi do dự khi đặt tên cho Zenefits là một lựa chọn thay thế vì vụ bê bối gần đây của nó. Tuy nhiên, nó vẫn là một giải pháp rất mạnh mẽ (và miễn phí).
Nghỉ hưu do nhà tuyển dụng tài trợ
Không có cách nào dễ dàng để liệt kê các giải pháp thay thế hưu trí do nhà tuyển dụng tài trợ. Chỉ có quá nhiều yếu tố cần xem xét, chẳng hạn như giữ phí hành chính và tỷ lệ chi phí của các quỹ có sẵn thấp. Ngoài ra, việc tìm kiếm quản trị viên của bên thứ ba cũng như người sẽ lưu giữ hồ sơ. Bạn muốn tìm hiểu thêm về toàn bộ quá trình? Một trong các tác giả của chúng tôi đã giới thiệu trải nghiệm 401 (k) của vợ ông và nêu chi tiết trong hướng dẫn từng bước.
Giải pháp thay thế hưu trí - Betterment có một nền tảng cố vấn robo phổ biến hiện đang được cung cấp như một giải pháp hưu trí do nhà tuyển dụng tài trợ cho các doanh nghiệp nhỏ. Theo trang web của họ, Betterment giải quyết tất cả các mối quan tâm ở trên trong một giải pháp end-to-end. Điều đó "bao gồm quản lý, lưu trữ hồ sơ, quản lý đầu tư và các dịch vụ tuân thủ", trong số những người khác. Giá của họ rất đơn giản, nhưng bạn nên biết cấu trúc phí hiện tại của mình là gì trước khi so sánh.
Chấm công
Phương pháp bạn chọn để chấm công nhân viên của bạn là linh hoạt, nhưng làm như vậy chính xác là điều cần thiết để tuân thủ luật lao động. Dưới đây là ba lựa chọn thay thế để bạn có thể sử dụng để thực hiện chấm công của mình:
Thay thế thời gian chờ # 1 - Trạm thời gian của tôi có quy trình đăng ký dễ dàng và bạn có thể sử dụng miễn phí tối đa 10 nhân viên. Bạn thậm chí có thể biến một iPod touch cũ hoặc iPad thành một trạm timeclock bằng cách đơn giản tải xuống ứng dụng của họ.
Thay thế thời gian chờ # 2 - On The Clock - Đây là một giải pháp đồng hồ thời gian trực tuyến miễn phí, cho tối đa hai nhân viên. Bạn cũng có thể dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Đây là cấu trúc giá của họ:
Thay thế thời gian chờ # 3 - Theo dõi thời gian Intuit ($ 3.00 cho mỗi nhân viên). Nếu bạn quyết định sử dụng Intuit Payroll, sau đó bạn có thể có một giải pháp chấm công tích hợp cho một tỷ lệ giới thiệu của $ 1,50 một tháng.
Tuân thủ Poster
Bạn không cần phải mua áp phích tuân thủ luật lao động để tuân thủ. Bạn có thể tìm thấy các tài liệu đăng tải liên bang cần thiết cho ngành của bạn trên trang web của Bộ Lao động và các tài liệu cần thiết cho tiểu bang của bạn trực tuyến. Đơn giản chỉ cần in tất cả và đăng tại nơi làm việc của bạn.
Hoặc, bạn có thể thấy đơn giản hơn khi mua một áp phích luật lao động cụ thể được in sẵn trên Amazon.
Bảo hiểm sức khỏe của chủ sử dụng lao động
ADP và Paychex cung cấp bảo hiểm y tế ngoài các gói cốt lõi của họ. Vì Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng, nhiều Chương trình Tùy chọn Y tế Doanh nghiệp Nhỏ (SHOP) của tiểu bang, chẳng hạn như California, có thể tiêu chuẩn hoá các lợi ích và mức giá có sẵn cho các nhóm chủ nhân. Điều này có nghĩa là tỷ lệ bạn nhận được từ ADP hoặc Paychex sẽ giống với tỷ lệ bạn nhận được từ nhà môi giới bảo hiểm trên đường phố. Bạn có thể truy cập Healthcare.gov để tìm chi tiết về SHOP của tiểu bang của bạn.
Bồi thường lao động
AP Intego cung cấp báo giá bảo hiểm bồi thường dễ dàng, trực tuyến cho công nhân của bạn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Giải pháp thay thế DIY (Nâng cao)
Nếu bạn đã làm biên chế của riêng bạn và quản lý nhân sự và chỉ có một số ít nhân viên, thì bạn có thể nhận được bằng sự kết hợp các bảng tính.
Phương pháp này đòi hỏi kiến thức về tính toán bảng tính và bảng tính.
Google có một bộ sưu tập các tài liệu mà mọi người đã chia sẻ công khai có tên Thư viện mẫu của Google Documents. Thật không may, nó sẽ được ngưng vào cuối năm 2016, nhưng là một nguồn lực lớn cho đến lúc đó. Trong bộ sưu tập này, tôi đã tìm thấy một vài mẫu có khả năng được sử dụng làm phương án thay thế
Theo dõi người đăng ký & nhân sự
- Bảng tính & Theo dõi Người nộp đơn
- Mẫu đơn xin việc làm của Google
Theo dõi thời gian
- Bảng tính Biecard Bi-weekly
- Timecard Master (Bảng tính Timecard hàng tháng)
Lương bổng
- Sử dụng kết hợp với các bảng tính theo dõi thời gian trên. Máy tính thanh toán ròng này có thể giúp tính toán tiền lương của nhân viên của bạn.
- Báo cáo thuế hàng quý
Tóm lược
Có nhiều tùy chọn có sẵn cho các chủ doanh nghiệp nhỏ để quản lý biên chế và nhu cầu nhân sự của họ. Cho dù bạn quyết định sử dụng kết hợp các dịch vụ gọi món hay đi cùng với đối thủ cạnh tranh để quản lý biên chế và nhân sự, bạn vẫn sẽ phải giải quyết cách thức biên chế và quy trình làm việc của bạn sẽ thay đổi khi hệ thống được thực hiện. Trình duyệt Chrome có một công cụ hữu ích mà tôi thích sử dụng được gọi là Draw.io, bản đồ này quy trình công việc của các doanh nghiệp mà tôi quản lý. Bằng cách lập bản đồ quy trình hiện tại, tôi có thể xem liệu có những nút cổ chai trong quy trình tính lương và nhân sự hay xác định các dịch vụ chưa được sử dụng mà tôi đang trả tiền hay không.
Bạn sử dụng loại biên chế và dịch vụ nhân sự nào cho nhu cầu kinh doanh của mình? Tắt âm thanh trong phần ý kiến!