Có bao nhiêu chủ doanh nghiệp nhỏ chấp nhận rủi ro kinh doanh đó để họ có thể. . . quá trình biên chế mỗi tuần hoặc hai? Chỉ có một loại: chủ sở hữu công ty dịch vụ biên chế! Đối với những người khác, đảm bảo rằng nhân viên được trả tiền là một trong những nhiệm vụ cơ bản và thiết yếu nhất của doanh nghiệp nhỏ. Nhưng đó là điều mà rất ít chủ doanh nghiệp nhỏ muốn trở thành chuyên gia trong việc làm. Giữa lưu giữ hồ sơ, rủi ro tuân thủ và các vấn đề về thuế, tốt, nếu có bao giờ có điều gì đó để xem xét gia công phần mềm, đây là nó!
Mặc dù việc xử lý biên chế có thể không phải là lý do để sở hữu một doanh nghiệp, nhưng việc làm đúng là rất quan trọng. Biên chế thường là chi phí lớn nhất của chủ doanh nghiệp và cần phải được quản lý cẩn thận. Ngoài ra, việc thu hút và giữ chân nhân viên tài năng là yếu tố quan trọng để phát triển một doanh nghiệp, vì vậy hãy đảm bảo biên chế được xử lý chính xác và đúng giờ là rất quan trọng. Không ai muốn mất nhân viên sao vì tiền lương của họ không đến đúng giờ hoặc được tính không chính xác.
Chọn một dịch vụ biên chế quốc gia
Kết quả là, khi phải đối mặt với quyết định chọn một nhà cung cấp dịch vụ biên chế, nhiều chủ doanh nghiệp đã đánh bại một con đường dẫn đến các công ty dịch vụ biên chế quốc gia lớn, nổi tiếng. Intuit, ADP và Paychex là ba trong số các thương hiệu quốc gia hàng đầu; tất cả đều cung cấp các giải pháp toàn diện và tìm cách tự động hóa quá trình thanh toán càng nhiều càng tốt với mức giá phải chăng.
Trong khi đó, các công ty này cũng cung cấp các dịch vụ phụ trợ thuận tiện như kế hoạch 401 (k). Họ cung cấp các lợi ích của việc tích hợp các dịch vụ khác nhau với một nhà cung cấp duy nhất để bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, có thể dành ít thời gian hơn để lo lắng về việc giữ cửa hàng hoạt động và tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng doanh nghiệp của bạn. Trong nhiều trường hợp, họ cung cấp thông điệp của họ thông qua một đội ngũ nhân viên bán hàng tích cực, những người có thể làm cho dịch vụ của họ nghe có vẻ hấp dẫn.
Buộc không có trí tuệ? Không cần thiết.
Tích hợp tốt hơn, nhưng chi phí cao hơn
Tôi đã viết về hành trình 401 (k) của vợ tôi từ một công ty dịch vụ tài chính quốc gia lớn cho một người quản lý hồ sơ nhỏ hơn và quản trị viên bên thứ ba. Động thái này dẫn đến việc giảm chi phí rất lớn, lựa chọn quỹ tốt hơn và dịch vụ khách hàng được cải thiện.
Hành trình đó bắt đầu khi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương của cô ấy (gọi là MegaCorp Payroll) đã tiếp cận cô ấy về việc "nâng cấp" gói 401 (k) của cô ấy. Triển vọng tích hợp đầy đủ giữa biên chế và báo cáo 401 (k) thực sự hấp dẫn đối với cả vợ và người kế toán của tôi. Nếu không cho các chỉ số chi phí quỹ tương hỗ cao của MegaCorp, có lẽ cô ấy sẽ củng cố biên chế kinh doanh của mình và 401 (k) với nhà cung cấp này.
Thay vào đó, chúng tôi đã tìm thấy một người quản lý bản ghi chi phí thấp và quản trị viên bên thứ ba cho kế hoạch 401 (k). Điều đó giải quyết vấn đề về hưu, nhưng chúng tôi vẫn phải tự nhập 401 (k) đóng góp và dữ liệu cho vay ở mỗi biên chế hàng tuần, vì tích hợp duy nhất mà công ty lương của chúng tôi cung cấp là cung cấp riêng. MegaCorp không quan tâm đến việc giúp chúng tôi sắp xếp hợp lý các quy trình của mình nếu họ không định nạp tiền vào gói 401 (k) của chúng tôi.
Nhưng đối với chi phí đáy đá của kế hoạch nghỉ hưu mới của chúng tôi, chúng tôi sẵn sàng đối phó với sự thiếu hiệu quả của việc nhập dữ liệu thủ công. Nhưng sau đó cùng đến, của tất cả mọi thứ, một ngân hàng địa phương.
Đi địa phương
Khi chúng tôi tập trung nhiều hơn vào dịch vụ biên chế, chúng tôi đã học được một số điều thú vị. Đầu tiên, chúng tôi biết rằng chúng tôi là khách hàng duy nhất còn lại của người kế toán của chúng tôi, người đang sử dụng MegaCorp. Cô đã chuyển hầu hết khách hàng của mình đến một ngân hàng địa phương với 60 văn phòng chi nhánh, tất cả trong tiểu bang của chúng tôi (vì lợi ích so sánh, Wells Fargo, JPMorgan Chase và Bank of America đều có hơn 5.000 chi nhánh). Sau đó, chúng tôi biết được rằng ngân hàng này là một trong những nhà cung cấp dịch vụ biên chế lớn nhất trong nước, với hơn 2.800 doanh nghiệp nhỏ là khách hàng. Càng xa càng tốt!
Dường như ngân hàng địa phương có thể xử lý nhu cầu lương của chúng tôi. Tuyệt quá. Nhưng nó có thể cạnh tranh về giá với MegaCorp?
Đây là nơi mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Không chỉ ngân hàng địa phương có thể cạnh tranh về giá cả, mà giá của nó thực sự rẻ hơn khoảng 20% cho mỗi kỳ lương! Nó nghe tốt đến nỗi khó tin. Nếu ngân hàng địa phương ít tốn kém hơn MegaCorp với quy mô kinh tế, thì có lẽ chúng ta sẽ phải hy sinh chất lượng. Và không đời nào họ có thể giải quyết được thử thách tích hợp 401 (k) của chúng tôi. Đúng?
Sai rồi. Khi chúng tôi đào sâu hơn, chúng tôi nhận thấy rằng ngân hàng địa phương đã đánh bại MegaCorp trên toàn bảng, trong các lĩnh vực như:
- Dịch vụ khách hàng: Khi chúng tôi cần liên hệ với MegaCorp để được hỗ trợ, chúng tôi đã gọi số 800 và kết nối với một trung tâm gọi điện thoại địa phương. Chúng tôi không bao giờ đạt được cùng một người hai lần, và các đại diện không biết chúng tôi là ai. Tại ngân hàng địa phương, chúng tôi đã được giới thiệu với người quản lý tài khoản, người sẽ trở thành người liên hệ chính của chúng tôi cho bất kỳ vấn đề dịch vụ khách hàng nào.
- Giá trị bổ sung: Chúng tôi đã biết rằng báo cáo kết thúc quý được bao gồm trong chi phí của ngân hàng địa phương. Đây là một cái gì đó MegaCorp tính thêm cho mỗi quý.
- Báo cáo tùy chỉnh: Tại MegaCorp, chúng tôi có một menu báo cáo tự phục vụ để chọn. Đây là những hữu ích, nhưng không lý tưởng. Tại ngân hàng địa phương, chúng tôi cũng có báo cáo tự phục vụ, nhưng có thể yêu cầu báo cáo tùy chỉnh mà không mất thêm chi phí.
Chúng tôi đã nhận ra rằng, trong trường hợp dịch vụ trả lương, lớn hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Nhưng chúng ta có thể ăn bánh của mình không?
Đã có một vấn đề còn lại: mục nhập dữ liệu 401 (k) cho hoạt động đóng góp và cho vay. Khi chúng tôi hỏi, ngân hàng địa phương biết chính xác những gì chúng tôi đang nói đến, và đề nghị tạo một báo cáo tùy chỉnh cho người quản lý kỷ lục 401 (k) của chúng tôi! Nó chỉ ra rằng họ làm điều này cho nhiều khách hàng. Điều này sẽ cho phép chúng tôi tải xuống báo cáo biên chế chính xác ở từng giai đoạn thanh toán, mà chúng tôi có thể gửi ngay cho người giữ hồ sơ của mình mà không cần nhập dữ liệu thủ công.
Tất cả đã nói, chuyển từ dịch vụ biên chế MegaCorp sang ngân hàng địa phương của chúng tôi với các lợi ích sau:
- Giảm 18% chi phí cho mỗi kỳ lương;
- Báo cáo hàng quý miễn phí;
- Dịch vụ khách hàng chuyên dụng; và
- Báo cáo tùy chỉnh, bao gồm tích hợp 401 (k).
Ngày đầu này, chúng tôi cũng chuyển đổi từ hàng tuần sang bảng lương hai tuần, giảm số lượng thời gian trả một nửa. Khi tất cả đã được nói và thực hiện, chúng tôi đã cắt giảm tổng chi phí phục vụ biên chế gần 60% trong khi hợp lý hóa tương tác giữa các dịch vụ lương và 401 (k).
Nhiệm vụ hoàn thành, và sau đó một số!
Cho dù nó nói đến cải thiện nhà, vật tư văn phòng, cửa hàng tạp hóa hoặc chỉ là về bất cứ điều gì khác, nhiều người trong chúng ta đã quen với việc lựa chọn các công ty lớn, quốc gia trên các chàng trai nhỏ. Và đó thường có thể là một lựa chọn tốt khi nói đến giá cả và lựa chọn.
Nhưng trong trường hợp đặc biệt này, chúng tôi nhận thấy rằng một nhà cung cấp địa phương nhỏ hơn có thể cung cấp thêm giá trị và dịch vụ khách hàng cao cấp với mức giá thấp hơn. Có các ngân hàng địa phương, người khai thuế và các công ty kế toán ở các thị trấn nhỏ trên khắp nước Mỹ có thể giúp bạn đảm bảo rằng nhân viên của bạn được thanh toán chính xác và kịp thời, và họ có thể cung cấp dịch vụ đó với chi phí và mức chất lượng có thể làm bạn ngạc nhiên. Tôi khuyến khích bạn thử chúng. Lớn hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn!