Một đánh giá về việc làm được thực hiện bởi David Allen
Tôi vừa hoàn thành việc làm xong: Nghệ thuật của năng suất không căng thẳng. Cuốn sách đã bán được hàng trăm nghìn bản và được rao giảng như một cuốn cẩm nang hướng dẫn cho ‘Lifehack’, hoặc tuổi thông tin tri thức về năng suất cá nhân. Nhưng phải không?
Đầu tiên, tôi sẽ đưa ra một bản tóm tắt từng chương (nghĩ về Cliff Notes) về Bắt những điều đã hoàn thành, và sau đó đưa ra những mặt tích cực và tiêu cực trong cuốn sách (và phong trào GTD) - bao gồm một số suy nghĩ rất cảm hứng về Allen và thông tin của anh ấy. Tôi đoán bạn có thể gọi đó là một bản tóm tắt ‘GTD’ về Bắt những điều đã xong.
Chương 1: Một thực hành mới cho một thực tế mới
- Thu thập dữ liệu
- Làm rõ hành động tiếp theo
- Nhắc nhở và đánh giá
Điều này sẽ quét sạch tất cả sự căng thẳng của 'thứ' làm xáo trộn cuộc sống của bạn. Bạn nên lưu giữ hồ sơ về mọi thứ bạn cần làm để tâm trí của bạn có thể tự do giải quyết các hành động, hoặc 'hoàn thành công việc'.
Chương 2: Bắt quyền kiểm soát cuộc sống của bạn: Năm giai đoạn của công việc matering
Có năm bước để làm chủ quy trình làm việc của bạn: 1. Thu thập. Sử dụng ghi chú trong giỏ, giấy, giọng nói, email và phương pháp điện tử để thu thập 100% mọi thứ. 2. Quy trình (phải làm gì với họ). Nó là gì? Nó có thể hành động được không? Nếu không, sau đó thùng rác, lưu hoặc tham chiếu. Nếu có, nó sẽ mất ít hơn 2 phút để làm gì? Nếu có thì hãy làm. Nếu không, sau đó ủy quyền hoặc trì hoãn việc thực hiện sau này (đặt nó lên lịch của bạn). 3. Tổ chức kết quả. Nếu bạn có thể thực hiện một hành động, hãy lên lịch hoặc ghi lại hành động đó trên danh sách hành động tiếp theo. Nếu không, hãy dọn dẹp nó, viết nó xuống để làm sau, hoặc lưu nó vào một tập tin tham chiếu. 4. Xem lại các hành động tiếp theo. Xem nhanh danh sách của bạn để xác định xem phải làm gì và có đánh giá hàng tuần để thu thập và xử lý mọi thứ, xem lại hệ thống của bạn, cập nhật danh sách, làm sạch, rõ ràng, hiện tại và hoàn chỉnh. 5. Thực hiện các hành động. Allen nêu bật 3 mô hình để quyết định phải làm gì:
- A. Mô hình 4 tiêu chí để xác định hành động trong thời điểm này: theo thứ tự: a. ngữ cảnh, b. thời gian có sẵn, c. năng lượng có sẵn, d. sự ưu tiên.
- B. Mô hình 3 lần để đánh giá công việc hàng ngày: a. làm công việc được xác định trước, b. làm việc khi nó xuất hiện, c. xác định công việc của bạn.
- C. Mô hình cấp 6 để xem xét công việc của chính chúng ta: làm việc từ dưới lên a. đường băng (hành động hiện tại), b. 10.000 feet (mục tiêu hiện tại), c. 20.000 feet (lĩnh vực trách nhiệm công việc), d. 30.000 feet (mục tiêu 1-2 năm), e. 40.000 feet (tầm nhìn 3-5 năm), f. 50.000 feet (mục tiêu cuộc sống)
Chương 3: Nhận các dự án một cách sáng tạo theo cách: Năm giai đoạn lập kế hoạch dự án
Đối với các dự án (công việc cần nhiều bước hành động để hoàn thành), dưới đây là cách xử lý:
- Bước 1: Xác định mục đích và nguyên tắc.
- Bước 2: Hình dung kết quả.
- Bước 3: Phân tích.
- Bước 4: Sắp xếp.
- Bước 5: Xác định các hành động tiếp theo.
Chương 4: Bắt đầu: Thiết lập Thời gian, Không gian và Công cụ
- Thời gian: Tạo một khối thời gian để sắp xếp mọi thứ.
- Không gian: Thiết lập không gian ở nhà, nơi làm việc và quá cảnh mà về cơ bản giống hệt nhau. Nếu bạn đang sử dụng điện toán đám mây để theo dõi mọi thứ và có quyền truy cập internet, về cơ bản bạn đã làm điều này.
- Công cụ: Allen khuyên bạn nên sử dụng các công cụ sau: ít nhất 3 khay đựng giấy, chồng giấy khổ, bút / bút chì, sau giấy, kẹp giấy, clip liên kết, ghim, ghim, băng dính, băng cao su, nhãn tự động, thư mục tệp, lịch, thùng rác, thùng tái chế. Allen cũng đề nghị thiết lập một hệ thống nộp đơn A-Z để tổ chức mọi thứ. Ở đây, Allen, và cuốn sách của anh ấy, đang thể hiện tuổi của họ một chút. Nếu bạn đang làm việc trong một công việc tri thức ngày nay, có thể bạn không cần một nửa những thứ này và chúng chỉ thêm vào sự lộn xộn, và sự căng thẳng kết quả.
Chương 5: Thu thập: Sửa lại nội dung của bạn
- Thu thập tất cả những thứ vật chất bạn cần để xử lý: giấy tờ, danh thiếp, ghi chú, v.v.
- Thực hiện ý thức tinh thần về mọi thứ bạn cần để xử lý. Điều này bao gồm các cam kết chuyên nghiệp và cá nhân.
Chương 6: Xử lý: Bắt đầu để trống
Sau khi thu thập mọi thứ, bạn cần phải xử lý nó. Điều này có nghĩa là bạn nên:
- Thùng rác những gì bạn không cần.
- Hoàn tất mọi hành động ít hơn 2 phút.
- Ủy quyền những thứ bạn không thể hoàn thành cho người khác.
- Sắp xếp vào lời nhắc hệ thống tổ chức của riêng bạn cho các hành động sẽ mất hơn hai phút.
- Xác định mọi cam kết hoặc dự án lớn hơn mà bạn có.
- Xác định những thứ cần lưu lại sau và chỉ sử dụng làm tài liệu tham khảo.
Chương 7: Sắp xếp: Thiết lập đúng nhóm
Allen xác định 7 danh mục cơ bản về những thứ bạn đã xử lý và sẽ muốn theo dõi:
- Danh sách dự án.
- Tài liệu hỗ trợ dự án.
- Hành động được sắp xếp.
- Hành động tiếp theo: có thể được phân loại theo loại hành động: cuộc gọi, máy tính, email, việc vặt, ở nhà, tại nơi làm việc, chương trình làm việc hoặc đọc / đánh giá.
- Một danh sách "chờ đợi" (chờ người khác hoàn thành).
- Những tài liệu tham khảo.
- Danh sách Một ngày nào đó / Có thể (ví dụ: CD mua, trang web đến thăm, công thức nấu ăn, v.v.)
Chương 8: Xem xét: Giữ chức năng hệ thống của bạn
Xem lại lịch của bạn trước và sau đó là danh sách hành động của bạn.
Thực hiện đánh giá hàng tuần và đánh giá 'hình ảnh lớn' trong khoảng thời gian.
Chương 9: Làm: Tạo lựa chọn hành động tốt nhất
Chương này gần như là một sự lặp lại từng chữ của Chương 2, Bước 5, bao gồm ba mô hình để hoàn thành công việc.
Chương 10: Nhận các dự án dưới sự kiểm soát
Chương này lặp lại chương 3. Không có gì mới ở đây.
Chương 11: Sức mạnh của thói quen thu thập
Nếu bạn cảm thấy không hài lòng với bản thân, bạn có ba lựa chọn:
- Đừng thỏa thuận.
- Hoàn thành thỏa thuận.
- Renegotiate các thỏa thuận.
Về cơ bản, Allen nói rằng tốt hơn là nên đặt ra giới hạn với bản thân và những người khác so với việc nói có với mọi thứ và để bản thân và những người khác thất vọng.
Chương 12: Sức mạnh của quyết định hành động tiếp theo
Allen sử dụng chương này để tự quảng bá rằng các tổ chức và những người nhìn vào các dự án bằng cách tập trung vào 'hành động tiếp theo' hiệu quả hơn nhiều so với những dự án không có. Ông cũng nói rằng những người thông minh, những người quá suy nghĩ có thể hưởng lợi bằng cách tự giải thoát mình bằng kỹ thuật này.
Allen lập luận rằng kỹ thuật này buộc: sự rõ ràng, trách nhiệm, năng suất và sự trao quyền.
Chương 13: Sức mạnh của việc tập trung kết quả
Tự quảng cáo và yada, yada, yada. Không có gì đáng nói.
Đánh giá của tôi: The Good, The Bad, và The Ugly of Getting Things Done
Những điều cần làm:
- Cuốn sách củng cố một số nguyên tắc hiệu quả cơ bản.
- Rất tốt cho những người bị choáng ngợp và không biết cách cải thiện năng suất của họ.
- Rất tốt cho những người mới tham gia môi trường văn phòng.
- Tôi có thể thấy cách học sinh có thể sử dụng một số nguyên tắc để học được nhiều hơn.
- Nó đã giúp tôi hoàn thành một việc tôi cần làm: tập trung vào các cách để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Những điều tồi tệ khi hoàn thành:
Đó là 260 trang và thông tin hữu ích trong đó được đề cập trong 5 trang. Điều này có nghĩa là có 255 trang lông tơ và sự lặp lại. Tôi sẽ không khuyên bạn nên mua cuốn sách, bởi vì chỉ là về bất kỳ bản tóm tắt bạn sẽ đọc trên nó sẽ được khá toàn diện và thoát khỏi tất cả các crap.
Các Ugly của Bắt Những điều Done:
Allen chủ yếu là một nhân viên bán hàng. Cuốn sách của ông có các nguyên tắc cơ bản mà thực sự không thể bác bỏ được. Vâng, có sự khôn ngoan trong một số phương pháp đã được thử nghiệm mà anh ta đã yêu cầu, nhưng anh ta đã tạo ra một sự sùng bái nhân cách thông qua việc tự quảng cáo, thuyết giảng thông thường, và một tựa sách hấp dẫn. Anh đang điều hành một doanh nghiệp trị giá hàng triệu đô la với mức phí 600 đô la cho một cuộc hội thảo dựa trên sự hấp dẫn của thương hiệu về cơ bản tóm tắt các nguyên tắc cơ bản trong cuốn sách.
Khi thực hiện một số nghiên cứu về sự nghiệp của Allen, tôi thấy rằng anh đã có hàng tá nghề nghiệp khác nhau trong đời: hướng dẫn viên karate, nhân viên bán hàng vitamin, nhân viên bán hàng xe máy, người làm vườn, người phục vụ, nhà ảo thuật, người thổi thủy tinh, đại lý du lịch và bộ trưởng phong trào tinh thần Giáo hội nhận thức bên trong. Giáo hội này là một nhà thờ tôn giáo thời đại mới, được nhiều người gọi là tôn giáo, và có vẻ như Allen đã sử dụng rất nhiều phương pháp giáo phái và giáo vụ trong sách của mình để tạo ra một sự tôn sùng cá tính giữa nhiều nhân viên tri thức.
Những suy nghĩ cuối cùng về việc hoàn thành công việc:
Cuốn sách có một số nội dung hay, nhưng được đánh giá rất lớn, và việc quảng bá bản thân trong cuốn sách khó thực hiện vào những thời điểm. Sử dụng một số khái niệm cơ bản bên trong nó để phân tích bất kỳ hệ thống luồng công việc nào mà bạn hiện đang tìm kiếm để tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến. Nói chung, thật tốt khi ngồi xuống, tổ chức lại và sáng tạo về quy trình làm việc cá nhân của riêng bạn, nhưng tôi không khuyên bạn dành thời gian để đọc sách để làm điều đó. The Cliff Notes là đủ.
Bắt những điều Done Thảo luận:
- Bạn đã đọc sách chưa? Quan điểm của bạn là gì?
- Các khái niệm cơ bản về phương pháp quy trình làm việc của bạn là gì?
- Bạn đã tìm thấy những mẹo hiệu quả / năng suất nào hiệu quả nhất?
