Tôi có hơn 3.000 email chưa đọc trong hộp thư đến của mình. Phải thừa nhận rằng, tôi cố tình cho phép hộp thư đến của mình tích lũy các email này để viết bài viết này. Trong vòng hai giờ, tôi đã đi từ 3.000 đến gần 400 bằng cách sử dụng phương pháp tôi sẽ phác thảo bên dưới.

Tôi vẫn còn một lúc để đi trước khi đến "hộp thư không." Cái gì thế, bạn hỏi? Inbox Zero là một phương pháp quản lý email nhằm mục đích giữ cho hộp thư đến của bạn gần như bằng không.

Trong Doughroller podcast (DR 133), chúng tôi đã tiết lộ một chiến lược để quản lý hàng nghìn email đến trong nhiều hộp thư email của Doughroller. Bằng cách có hệ thống đi qua hộp thư đến, hủy đăng ký nhận bản tin, và bằng cách lưu trữ, trả lời và xóa từng thư riêng lẻ, Dough Roller cuối cùng cũng đã và đang duy trì Inbox Zero.

Mục tiêu cá nhân của tôi là Hộp thư đến 50 và tôi có thể làm điều đó trong vài ngày tới. Dưới đây là cách thực hiện:

Google Labs và Tiện ích bổ sung Gmail của bên thứ ba

Bước đầu tiên là đảm bảo bạn có thể điều hướng Gmail. Bạn có thể xem video về việc trở thành Ninja của Gmail, đọc khoảng 15 Hacks năng suất Gmail hoặc triển khai 13 Hacks Gmail sẽ tối đa hóa tối đa năng suất của bạn để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Gmail hiệu quả.

Ngay cả với việc đào tạo phù hợp, vấn đề là Gmail đang thay đổi vĩnh viễn. Nhiều tính năng Gmail thử nghiệm của Google Labs trở thành các tính năng tiêu chuẩn. Khi Google phát triển và sử dụng các khả năng mới, nó cũng làm cho một số tiện ích bổ sung của bên thứ ba trở nên lỗi thời.

Dưới đây là một số ví dụ về các tính năng đã từng được thử nghiệm hoặc yêu cầu tiện ích bổ sung của bên thứ ba:

• Xem trước tài liệu, sau khi một tính năng của Google Labs, giờ đây cho phép bạn xem tài liệu mà không phải tải chúng xuống trước.

• Gửi và lưu trữ email, một tính năng cũ khác của Google Labs, cho phép bạn gửi email và lưu trữ cùng một lúc.

• Tạm ẩn, trước đây là một tiện ích bổ sung, được sử dụng trong Inbox để tự nhắc nhở bạn thực hiện hành động đối với một email cụ thể vào một ngày hoặc thời gian sau đó.

• Gmail hiện có tính năng Hủy đăng ký One-Click dễ sử dụng cho hầu hết các bản tin. Có các dịch vụ như Unroll.me sẽ dễ dàng hủy đăng ký bạn khỏi bản tin, nhưng điều gì dễ hơn một lần nhấp?

Các tính năng mới liên tục được Gmail phát hành và các tiện ích bổ sung và tích hợp Gmail của bên thứ ba mới liên tục được phát triển. Bởi vì điều này, nó có thể gây nhầm lẫn để chỉ đơn giản là điều hướng thông qua các thay đổi mới nhất của Gmail, hãy để một mình xác định ứng dụng của bên thứ ba nào sẽ giúp bạn có được Inbox Zero tốt nhất. Trong bài viết này, tôi sẽ cho bạn thấy phiên bản của tôi về cách triển khai chiến lược Inbox Zero của Rob Berger bằng cách sử dụng các tính năng mới nhất của Google (tính đến tháng 7 năm 2016).

Chiến lược Hộp thư đến của tôi Zero sẽ sử dụng cả Gmail và Inbox, chia sẻ cùng một hộp thư đến. Hãy nghĩ về nó như hai cách để xem email của bạn:

Gmail chỉ đơn giản là hộp thư đến email của bạn.

Inbox (by Google) là một nền tảng năng suất kết nối email của bạn với các ghi chú, lời nhắc và lịch của bạn.

• Về cơ bản, Google thực hiện hệ thống năng suất GTD rất giống nhau.
• Nó thay đổi suy nghĩ email của bạn bằng cách chuyển email thành công việc.
• Bạn có thể đặt email của bạn sang một bên bằng cách báo lại chúng.
• Nó kết nối với thiết bị di động của bạn để tự động cảnh báo bạn về một chuyến bay bị trì hoãn trong email của bạn hoặc lời nhắc được báo lại.
• Bạn càng tương tác với nó, nó càng học về bạn và nó càng trở nên hữu ích hơn.

Cách truy cập Inbox Zero bằng Gmail và Inbox

1. Dành thời gian cho email. Nếu bạn nhận được một lượng lớn email, bạn có thể dễ dàng bị chôn vùi trong đó nếu bạn không dành một lượng thời gian thích hợp để xem lại thư của mình. Lập kế hoạch theo khối lượng email của bạn.

2. Hủy đăng ký nhận bản tin. Giờ đây, Gmail có thể dễ dàng sử dụng tính năng hủy đăng ký. Nếu bạn sử dụng hộp thư đến mặc định của Gmail, hầu hết các bản tin email của bạn sẽ nằm trong thư mục Quảng cáo. Nhấp vào các bản tin duy nhất bạn muốn hủy đăng ký và nhấp vào nút Hủy đăng ký (đôi khi, bạn có thể cần nhấp vào liên kết được cung cấp trong email). Bạn chỉ cần thực hiện việc này một lần cho mỗi bản tin và không bận tâm việc xóa chúng (chúng tôi sẽ đề cập đến điều đó trong bước 4).

Hộp thư đến của Google tự động nhóm email của bạn theo cách chính xác giống như hộp thư đến mặc định của Gmail, sử dụng Mạng xã hội, Cập nhật, Quảng cáo và Diễn đàn. Những danh mục này và các danh mục Hộp thư đến mặc định khác chiếm phần lớn hộp thư đến của mỗi người dùng và phân loại chúng theo cách này trong Hộp thư đến của Google, cho phép bạn dễ dàng quản lý và đánh giá email của mình bằng cách nhóm.

1. Bỏ qua các email không mong muốn trong gói của bạn và chuyển đến email tiếp theo (chúng tôi sẽ xóa chúng sau này).
2. One Touch: Trả lời và / hoặc Kiểm tra. Cố gắng chạm vào từng email một lần.

1. Trả lời và kiểm tra. Nếu bạn có thể trả lời ngay lập tức, hãy làm như vậy. Nhấp vào séc sau khi nó được gửi để lưu trữ nó.
2. Kiểm tra. Nếu email là bước cuối cùng trong một cuộc điều tra hoặc hành động, chẳng hạn như biên nhận cho gói được phân phối, hãy đánh dấu là xong bằng cách nhấp vào séc.

1. Lưu cho sau: Di chuyển, Ghim hoặc Tạm ẩn. Nếu bạn không thể giải quyết email chỉ bằng một lần chạm, đây là các tùy chọn khác của bạn:

1. Di chuyển đến một nhóm khác để bạn có thể giải quyết sau.

   

2. Ghim các email quan trọng nhất.

   

3. Báo lại để nhắc nhở chính bạn thực hiện hành động trên email vào một ngày hoặc thời gian sau đó.

   

4. Nuke Gói của bạn trong Hộp thư đến. Đây là một phần yêu thích của tôi.Khi bạn đã trả lời, đã chọn, di chuyển, ghim hoặc tạm ẩn tất cả email quan trọng trong một nhóm, hãy nhấp vào Thùng rác để xóa phần còn lại. Lặp lại các bước 3 & 4 cho mỗi gói. Đó là một chiến thắng nhỏ mỗi lần!

1. Tìm kiếm cơ bản - Bạn có thể tìm kiếm trực tiếp từ hộp, sử dụng toán tử tìm kiếm. Tôi thích sử dụng "Hiển thị tùy chọn tìm kiếm" có hướng dẫn hơn

   

2. Tìm kiếm nâng cao. Trong các tùy chọn tìm kiếm, bạn có thể sử dụng các tiêu chí tìm kiếm cụ thể hơn.

1. Các tùy chọn hữu ích nhất mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm trong email của mình là:

1. Báo giá sẽ cho phép bạn tìm kiếm cụm từ
2. Dấu phẩy để tìm kiếm TẤT CẢ từ hoặc cụm từ. Ví dụ: táo, chuối, cà rốt sẽ dẫn đến các email chứa tất cả các loại thực phẩm được liệt kê đó.

3. Thanh dọc “| “(Thường là trên phím Enter) sẽ tìm kiếm bất kỳ từ hoặc cụm từ nào. Thanh dọc không hoạt động trong phần “Không có”. Ví dụ này sẽ tìm kiếm bất kỳ email nào được gửi từ một gia đình trực tiếp.

   

1. Bộ lọc. Bạn có thể dễ dàng tạo bộ lọc từ tìm kiếm của mình. Đảm bảo áp dụng Nhãn cho tiêu chí tìm kiếm của bạn.

   

1. Hãy cẩn thận với các bộ lọc bỏ qua hộp thư đến. Bạn sẽ không nhận được thông báo trên điện thoại hoặc trình duyệt của mình. Đối với email từ bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp của tôi, tôi đã đặt ngay để lưu trữ email vì đây là các hộp thư đến mà tôi theo dõi một cách nhất quán.

1. Nhãn. Hệ thống nhãn của Gmail là phiên bản của các thư mục. Tạo nhãn mới trực tiếp trong tùy chọn tìm kiếm của bạn đồng thời tạo bộ lọc.

   

1. Đừng phát điên vì nhãn! Cố gắng "nhóm" các email được nhận phổ biến nhất của bạn vào một số lượng nhỏ nhãn có thể quản lý được. Ví dụ: Gia đình, Nhóm Giáo hội, Đội Bowling.

1. Chuyển các nhãn của bạn thành các Gói trong Hộp thư đến của Google. Bằng cách chuyển bộ lọc thành các nhóm, bạn có thể dễ dàng lặp lại các bước 3-4 cho tất cả các Gói mới được tạo của mình.

   

6. Email cá nhân - Trả lời, Lưu trữ, Đánh dấu là Spam hoặc Xóa. Cách nhanh nhất để giải quyết các email không tham gia vào nhóm là sử dụng Phím tắt Gmail hoạt động trong bất kỳ thư email mở nào bằng Gmail hoặc Inbox. Tìm hiểu bốn phím tắt quan trọng sau:

1. Trả lời “r” cho các chủ đề hoặc vấn đề vẫn chưa được giải quyết và có thể yêu cầu sự chú ý trong tương lai của bạn.
2. Lưu trữ “e” hoặc Trả lời và lưu trữ (không có phím tắt). Email không yêu cầu sự chú ý trong tương lai.
3. Xóa “#” (Shift + 3). Xóa email không mong muốn.
4. RAC " !”(Shift +1). Bạn càng đánh dấu nhiều spam, Google càng tìm hiểu nhiều thứ và không phải là spam.

Lời khuyên

• Nếu bạn có thiết bị Android, hãy sử dụng ứng dụng Google Hiện hành để tự động nhận thông báo được báo lại trong Hộp thư đến và hơn thế nữa!

• Để dễ dàng chuyển đổi giữa Gmail và Inbox, hãy bỏ chọn tính năng này trong Cài đặt của Inbox.

  

• Gmail

• Đảm bảo kích hoạt phím tắt và trả lời và lưu trữ trong cài đặt Gmail của bạn.
• Kết hợp nhiều tài khoản email vào một hộp thư Gmail. Đối với hầu hết người dùng có từ hai đến ba tài khoản, việc kết hợp email vào một hộp thư đến là một ý tưởng tuyệt vời!
• Người dùng nâng cao: Sử dụng Hộp thư ưu tiên trong Gmail. Vì Inbox tự động nhóm thành các danh mục nên thực sự không có vấn đề gì khi sử dụng hộp thư đến mặc định của Gmail.

• Bộ lọc yêu thích của tôi sẽ gắn nhãn bất kỳ email nào với các từ Google Checkout, đơn đặt hàng hoặc giao dịch dưới dạng Biên nhận

  

• Bạn có thể dễ dàng tô màu cho các nhãn của mình bằng cách nhấp vào hình vuông bên cạnh nhãn của bạn và chọn màu.

  

• Hộp thư đến của Google

• Xem Hộp thư đến Hộp thư đến này
• Bởi vì Inbox là một trang web động, nó sẽ thay đổi kích thước theo kích thước và độ phân giải của màn hình của bạn. Tôi khuyên bạn nên sử dụng màn hình 20 inch hoặc lớn hơn với ít nhất 1080p để sử dụng nó một cách thoải mái.

• Lo lắng miễn phí nuking. Nếu bạn vô tình nuke bó của bạn, bạn có thể hoàn tác nó ở phía dưới bên trái.

  

• Bởi vì DoughRoller giao dịch với hàng ngàn email cùng một lúc, gửi email là cách chậm nhất để nhận lời khuyên và lời khuyên về tài chính cá nhân. Nếu bạn muốn có phản hồi nhanh hơn, hãy tham gia Nhóm Facebook của chúng tôi để nhận thông tin nhanh chóng cho câu hỏi của bạn, thay vì gửi email trực tiếp cho chúng tôi.

Hộp thư đến của Google là tương lai của email. Bạn càng sử dụng nó càng nhiều thì nó càng hiểu cách bạn sử dụng nó và nó càng thích nghi với bạn. Trong tương lai gần, sẽ không còn có các bộ lọc được tạo theo cách thủ công cho email được nhóm theo cách thủ công nữa - Inbox sẽ chỉ "tìm hiểu" các email để nhóm lại với nhau. Cho đến lúc đó, hãy sử dụng hướng dẫn này để giúp lấy và giữ bạn ở Inbox Zero.