Cách áp dụng ‘Bắt những điều đã hoàn thành’ cho tài chính của bạn

Mục lục:

Cách áp dụng ‘Bắt những điều đã hoàn thành’ cho tài chính của bạn
Cách áp dụng ‘Bắt những điều đã hoàn thành’ cho tài chính của bạn
Anonim

Gần đây tôi đã đọc ấn bản năm 2015 của cuốn sách phổ biến rộng rãi của David Allen, Getting Things Done - Nghệ thuật về năng suất không căng thẳng. Ấn bản trước đó là một cái mở mắt cho tôi, mặc dù thành thật mà nói, tôi đã không triển khai hệ thống của anh ấy. Lần này khác.

Tôi đã nhảy đầu tiên vào giáo phái GTD. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách triển khai GTD, bao gồm các công cụ tôi sử dụng. Tôi cũng sẽ đề cập đến cách bạn có thể sử dụng GTD để cải thiện tài chính của mình.

Để bắt đầu, hãy xem 5 bước của hệ thống Getting Things Done:

5 bước

1. Chụp: Sử dụng máy ghi âm trong rổ, notepad hoặc ghi âm để thu hút 100% mọi thứ bạn chú ý. Nhỏ, lớn, cá nhân và chuyên nghiệp - tất cả những việc cần làm, dự án, những thứ cần xử lý hoặc hoàn thành của bạn.

2. Làm rõ: Lấy mọi thứ mà bạn nắm bắt và hỏi: Có thể hành động không? Nếu không, sau đó thùng rác nó, ủ nó, hoặc nộp nó như là một tài liệu tham khảo. Nếu có, hãy quyết định hành động tiếp theo cần thiết. Nếu nó sẽ mất ít hơn hai phút, hãy làm ngay bây giờ. Nếu không, hãy ủy quyền nếu bạn có thể; hoặc đặt nó vào một danh sách để làm khi bạn có thể.

3. Tổ chức: Đặt lời nhắc hành động vào đúng danh sách. Ví dụ: tạo danh sách cho các danh mục thích hợp - các cuộc gọi để thực hiện, việc xóa để chạy, email để gửi, v.v.

4. Phản chiếu: Xem qua danh sách của bạn thường xuyên khi cần thiết để xác định việc cần làm tiếp theo. Thực hiện đánh giá hàng tuần để dọn dẹp, cập nhật danh sách của bạn và làm rõ suy nghĩ của bạn.

5. Thuê: Sử dụng hệ thống của bạn để thực hiện hành động thích hợp với sự tự tin.

Đối với tôi, có ba phần chính trong hệ thống này:

1. Bài kiểm tra ‘Chụp ngón tay của bạn’: Là một phần của giai đoạn bắt giữ, tôi ghi lại mọi ý tưởng, ý tưởng, cảm hứng hoặc việc cần làm vào hệ thống của mình. Nó đưa mọi thứ ra khỏi đầu tôi và trên giấy (hoặc vào Evernote như bạn sẽ thấy trong một phút). Là một phần của điều này, tôi hỏi một câu hỏi đơn giản. Nếu tôi có thể nhận được bất cứ điều gì được thực hiện bằng cách snapping ngón tay của tôi, tôi sẽ làm gì? Câu hỏi đơn giản này kích thích trí tưởng tượng và nhận được những ý tưởng chảy.

2. Máy khoan 2 phút: Theo quy tắc 2 phút của David Allen đã tăng năng suất của tôi theo cấp số nhân. Thay vì đưa mọi thứ ra nhanh chóng và dễ dàng để xử lý, tôi làm chúng ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích khi nói đến việc quản lý giấy xung quanh nhà hoặc văn phòng của tôi, đặc biệt là thư.

3. Sức mạnh của Bước tiếp theo: Các dự án lớn có thể áp đảo chúng tôi. Một cách để chia nhỏ các dự án thành các phần có thể quản lý là bắt đầu với bước tiếp theo. Không phải tất cả các bước. Chỉ cái tiếp theo thôi. Tôi viết nó xuống cho mọi dự án nhiều bước.

Image
Image

Công cụ

Cũng hữu ích như cách tiếp cận của Getting Things Done đến năng suất, nó sẽ không hoạt động nếu không có các công cụ phù hợp. Tôi đã thử một số, bao gồm cả OmniFocus và thậm chí Scrivener. Tuy nhiên, công cụ tốt nhất là sự kết hợp giữa Evernote và một máy quét giấy.

Thông qua việc sử dụng chỉ một vài sổ ghi chép và thẻ lồng nhau, bạn có thể dễ dàng tạo ra một hệ thống GTD bên trong Evernote. Nơi bắt đầu là với một nguồn tài nguyên miễn phí có tên The Secret Weapon (không, tôi không đùa). Thông qua một loạt các video dễ theo dõi, bạn sẽ thấy chính xác cách thiết lập Evernote cho GTD.

Tôi đã tùy chỉnh thiết lập của mình theo một cách hơi khác. Về cơ bản, tôi đã cung cấp các thẻ “khi” của mình cho các tên khác nhau. Tất cả sẽ có ý nghĩa khi bạn xem video. Thay vì sử dụng các thẻ như Now, Soon, Later, v.v., tôi đã chọn cho Hôm nay, Tuần này, Tuần tới, Tháng này và Một ngày nào đó.

Các máy quét giấy giúp bạn có được tất cả mọi thứ vào Evernote rất dễ dàng. Tôi sử dụng ScanSnap, có thể quét trực tiếp vào Evernote.

Áp dụng nó vào tài chính của bạn

Một khi bạn đã thiết lập hệ thống GTD của bạn, áp dụng nó vào tài chính của bạn là dễ dàng. Tuy nhiên, có một vài công cụ bổ sung mà bạn có thể muốn sử dụng. Công cụ lập ngân sách tốt và công cụ theo dõi đầu tư rất quan trọng.

Một tùy chọn để bao gồm cả hai là Vốn cá nhân. Bạn có thể dễ dàng kết nối tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư của mình. Sau khi kết nối, bạn có thể quản lý tất cả tài chính của mình ở một nơi. Đối với những người mà chỉ là một công cụ ngân sách, YNAB là lựa chọn tốt nhất theo ý kiến của tôi.

Với các công cụ phù hợp, bước tiếp theo là nắm bắt mọi khía cạnh của cuộc sống tài chính của bạn. Đây là một số ý tưởng:

  • Tủ hồ sơ
  • Hóa đơn
  • Đầu tư
  • Thuế
  • Món nợ
  • Ô tô (ví dụ: tiêu đề, phí đăng ký, v.v.)
  • Bảo hiểm
  • báo cáo của Ngân hàng
  • Wills
  • Tín thác
  • Hãng hàng không hoặc phần thưởng khách sạn
  • Sách
  • Biên nhận

Một số điều này sẽ có nghĩa là chồng chất giấy trên bàn để sắp xếp thông qua. Một số trong số đó có nghĩa là kết xuất não (nhớ đến việc 'kiểm tra ngón tay của bạn') về những điều bạn đã làm trong một thời gian dài (ví dụ, cuối cùng có được ý chí hoặc trả lại khoản đầu tư của bạn).

Một khi bạn có tất cả mọi thứ ra khỏi đầu của bạn và ra trên bàn, bắt đầu xử lý mỗi mục bằng cách sử dụng khoan 2 phút. Đối với các mục sẽ mất nhiều thời gian hơn hoặc là một phần của dự án, hãy ghi lại bước tiếp theo. Và sử dụng Evernote để lưu tài liệu tham khảo (với sự trợ giúp của máy quét thương hiệu mới của bạn).

Chủ đề phổ biến.