Email là một nỗi đau thực sự. Hầu hết chúng ta có nhiều tài khoản email. Hộp thư đến có thể dễ dàng chồng chất với rác, thường dẫn đến email quan trọng bị mất hoặc bị lãng quên. Đối với nhiều người, hộp thư đến số không là gì ngoài một giấc mơ đường ống.
Điều này đã xảy ra với tôi gần đây. Tôi có bốn tài khoản email chính mà tôi theo dõi. Một là dành cho công việc, hai là dành cho trang web này, và một là một tài khoản cá nhân. Khi tôi bắt đầu Dough Roller Money Podcast, tôi đã gửi email của mình và khuyến khích người nghe viết câu hỏi hoặc nhận xét. Tin vui là tôi đã nhận được hàng nghìn email từ mọi người. Tin xấu là tôi đã nhận được hàng nghìn email từ mọi người.
Tài khoản email Dough chính của tôi thường có từ 300 đến 500 email. Tôi mất hơn một tháng để trả lời email. Vài việc đã được hoàn thành.
Tôi đã nghiên cứu cả chiến lược và công cụ để giúp tôi quản lý hộp thư đến của mình. Bài viết và podcast này đề cập đến cả chiến lược mà tôi thấy hiệu quả và một số công cụ đã giúp tôi trong quá trình thực hiện.
Vấn đề hai phần
Giải quyết email trình bày một vấn đề hai phần:
- Bạn làm gì với hàng trăm (hoặc hàng nghìn) email hiện trong hộp thư đến của bạn
- Khi bạn vào hộp thư đến Zero, bạn sẽ ở đó như thế nào
Truy cập Hộp thư đến Zero
Có một câu nói cũ trong ngành ngân hàng diễn ra như thế này - Nếu bạn nợ ngân hàng 1 triệu đô la thì đó là vấn đề của bạn; nếu bạn nợ ngân hàng 1 tỷ đô la thì đó là vấn đề của ngân hàng. Email cũng giống như vậy.
Có một sự khác biệt lớn giữa việc xử lý hộp thư đến với vài trăm email so với một email có hàng nghìn email. Chúng tôi sẽ xem xét cả hai tình huống
Hàng trăm email: Đây là những gì tôi đã phải đối mặt với email Dough Roller của tôi. Tôi nhanh chóng kết luận rằng tôi cần xem xét từng email, trả lời nhiều email. Nó sẽ là công việc khó khăn, vì vậy tôi đã thực hiện phương pháp sau:
- Làm việc trong các giai đoạn: Cũng giống như lời khuyên về năng suất của tôi đối với những người làm việc ở nhà, tôi đã giải quyết email của mình trong các khoảng thời gian. Tôi sẽ dành 30 phút để làm việc trên email, bắt đầu với thông điệp cũ nhất và tiến lên phía trước.
- Hủy đăng ký: Tôi đã hủy đăng ký hầu hết mọi email là một phần của đăng ký. Tôi có thể giữ một trong mười. Phải mất thêm vài giây để hủy đăng ký, nhưng nó có nghĩa là sẽ có rất ít email để xử lý trong tương lai.
- Xóa: Trả lời email tốn nhiều thời gian. Trong khi một số email bảo đảm một phản ứng, nhiều người thì không. Nếu tôi không cần trả lời, tôi thì không.
Quá trình đơn giản này đã đưa tôi từ vài trăm email đến hộp thư đến số không trong khoảng một tuần.
Hàng nghìn email: Đối với những người có hàng nghìn (hoặc hàng chục nghìn) email, cách tiếp cận thông thường như vậy có thể không hoạt động. Đối với những tình huống này, tôi sử dụng tùy chọn hạt nhân:
- Lưu trữ: Lưu trữ tất cả email cũ hơn hai tuần. Tất nhiên bạn có thể chọn một sự cắt giảm khác nhau, nhưng hai tuần đã làm việc cho tôi. Tôi lưu trữ email trong Gmail, nhưng bạn cũng có thể di chuyển nó vào một thư mục. Ý tưởng là bỏ qua email này, nhưng có sẵn thông qua tìm kiếm từ khóa.
- Xem lại email còn lại: Theo cách tiếp cận được mô tả ở trên, hãy làm việc qua email còn lại.
Có một số công cụ có thể thực sự giúp bạn bất kể hộp thư của bạn được nhồi nhét như thế nào. Chúng ta sẽ xem xét chúng ở cuối bài viết này.
Đang ở Inbox Zero
Việc truy cập vào hộp thư đến số không chỉ là một nửa trận chiến. Khi bạn đã đến, bạn cần phải ở lại đó. Dưới đây là cách thực hiện:
- Chọn thời gian: Đối phó với email một đến ba lần một ngày. Xử lý email cần có thời gian. Kiểm tra email cứ 10 phút một lần sẽ làm tăng năng suất của bạn. Khi tôi không kiểm tra email của mình trong những khoảng thời gian này, tôi thường đóng cửa để tránh bị cám dỗ.
- One Touch: Chạm vào từng email chỉ một. "Chạm" bao gồm đọc. Nếu bạn đọc nó, hãy giải quyết nó.
- Hủy đăng ký: Tiếp tục hủy đăng ký nhận email mà bạn không cần. Hãy xem xét một địa chỉ email rác mà bạn hiếm khi kiểm tra đăng ký và mua hàng trực tuyến.
- Linh hoạt: Tôi không phải lúc nào cũng nhận được hộp thư đến 0 mỗi ngày. Đôi khi tôi sẽ giữ email trong vài ngày để nhắc nhở về điều gì đó quan trọng.
Công cụ Email
- Gmail: Không có câu hỏi về dịch vụ email tốt nhất. Gmail xử lý spam khá tốt và, như chúng ta sẽ thấy bên dưới, có rất nhiều tiện ích bổ sung của bên thứ ba để nâng cao chức năng của Gmail.
- Unroll.me: Một dịch vụ tuyệt vời thực hiện hai điều - (1) giúp bạn dễ dàng hủy đăng ký nhận các dịch vụ email; và (2) nhận các email đăng ký bạn muốn và cuộn chúng mỗi ngày vào một email duy nhất.
- Trò chơi email: Công cụ miễn phí này là một cách tuyệt vời để làm việc thông qua rất nhiều email. Theo thời gian, tiến trình của bạn và cho phép bạn xử lý hàng loạt email theo nhóm 100 người.
- Boomerang: Tiện ích bổ sung trả phí này có một số tính năng hữu ích bao gồm khả năng lên lịch gửi email sau và gửi email ra khỏi hộp thư đến của bạn và khôi phục lại "boomerang" trong một số ngày nhất định.
- Tìm kiếm “Gmail Add Ons”: Trong công cụ tìm kiếm ưa thích của bạn, hãy tìm kiếm Gmail Add Ons. Bạn sẽ tìm thấy hàng trăm công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình tốt hơn.
Tài nguyên bổ sung
- 15 Hacks năng suất Gmail
- 7 ứng dụng tài chính và năng suất hàng đầu cho iPad
- 5 chiến lược đơn giản để duy trì hiệu quả làm việc tại nhà (cược bạn chưa bao giờ nghĩ đến # 5)