Có ai khác có vấn đề với việc mất biên nhận không? Bạn đã nhồi một biên nhận trong túi hoặc ví của bạn, không bao giờ được tìm thấy một lần nữa?
Duy trì biên lai của bạn theo cách có tổ chức là quan trọng đối với nhiều mục đích, chẳng hạn như thực hiện yêu cầu bảo hành hoặc chuẩn bị thuế của bạn. Việc quét biên nhận và lưu chúng vào Google Drive có thể dễ dàng thực hiện biên nhận theo dõi.
Biên nhận để quét
Tôi đã nhận được thói quen quét ngay lập tức trong tất cả các biên lai liên quan đến kinh doanh của tôi bằng cách sử dụng điện thoại thông minh của tôi vì vậy tôi đã chuẩn bị khi thời gian thuế cuộn quanh. Tuy nhiên, bạn có thể (và nên) quét biên lai cho nhiều hơn là chỉ chi phí kinh doanh.
Như chúng tôi đã mô tả trong bài viết này, chúng tôi thích máy quét Fujitsu ScanSnap để quét biên nhận thuế từ các khoản đóng góp từ thiện của anh ấy vàhóa đơn y tếcho các yêu cầu HSA. Đây là một nơi tốt để bắt đầu khi quyết định biên lai nào cần quét.
Bạn cũng nên xem xét quét biên nhận cho mục vé lớn, chẳng hạn như máy tính, thiết bị điện tử hoặc thiết bị gia dụng. Bản sao biên nhận là điều cần thiết khi nói đến các bảo đảm, giảm giá, trả lại và chính sách thiệt hại ngẫu nhiên.
Dưới đây là một mẹo khác: quét tất cả các biên nhận Costco của bạn trong trường hợp bạn cần sử dụng chính sách hoàn trả trọn đời cực kỳ khoan dung của họ.
Làm thế nào để quét biên nhận của bạn bằng cách sử dụng thiết bị Android của bạn
Yêu cầu: Bạn sẽ cần một tài khoản Google và Ứng dụng Google Drive dành cho Android Cài đặt. Sau đây là hướng dẫn chính thức.
- Mở Ứng dụng Google Drive.
- Nhấp vào “ +” Nút ở góc dưới bên phải và chọn Quét.
- Nhấn nút Nút màu xanh lam để chụp ảnh bằng camera của điện thoại thông minh, tốt nhất là trên một bề mặt tương phản.
- Bạn có thể mùa vụ hình ảnh của bạn bằng cách kéo các chấm màu xanh lam để phác thảo đúng biên nhận của bạn. Khi bạn hài lòng với đường viền của mình, hãy nhấn Kiểm tra nút.
Điều chỉnh đường viền của bạn - Nếu bạn muốn đổi tên tài liệu của mình, hãy nhấn vào mặc định Scanned_….pdf tên tệp. Khi bạn hoàn tất, nhấn nút Kiểm tra nút.
Đổi tên tệp của bạn
Xin lỗi người dùng iOS, tính năng này chỉ khả dụng trên Android, nhưng bạn có thể sử dụng phương án này để nhập biên nhận đã quét vào Google Drive.
Lưu biên lai vào màn hình của bạn
Tôi thực hiện phần lớn giao dịch mua trực tuyến trên máy tính để bàn của mình và trong khi tôi thường có thể truy xuất biên lai từ trang web của nhà bán lẻ hoặc từ e-mail, tôi vẫn lưu một bản sao bổ sung trên Google Drive. Bằng cách có tất cả biên nhận của tôi tập trung trong Google Drive, tôi sẽ không phải tìm kiếm qua e-mail hoặc lịch sử đặt hàng của tôi trên Amazon để tìm một số tiền nhất định. Tôi chỉ cần truy cập Google Drive của mình và dễ dàng tìm thấy những gì tôi cần.
Cách lưu biên nhận của bạn bằng trình duyệt Chrome trên máy tính để bàn của bạn
- Ngay sau khi bạn thực hiện mua hàng, hãy nhấp vào In hoặc nhấn Ctrl + P. Bạn sẽ không in một bản sao vật lý; bạn sẽ được in trực tiếp vào Google Drive.
- Thay đổi Điểm đến máy in.
- Lựa chọn Lưu vào Google Drive.
- Bạn có thể Đổi tên tệp bằng cách nhấp vào Thay đổi tùy chọn máy in…
- Bấm vào Tiết kiệm để lưu vào Google Drive. Thao tác này sẽ lưu biên lai dưới dạng PDF tập tin.
Hai mẹo về tổ chức biên nhận của bạn
Sau khi bạn có thói quen lưu biên nhận, bạn sẽ cần một hệ thống tốt để giữ cho các tệp Google Drive của bạn được sắp xếp. Không có cách đúng hay sai để tổ chức biên nhận của bạn!
Dưới đây là hai điều bạn có thể làm để trợ giúp với tổ chức của mình:
1. Giữ một lược đồ đặt tên nhất quán
Việc giữ một mẫu đặt tên nhất quán cho tệp của bạn sẽ cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm và lướt qua các tệp của mình. Dưới đây là cách các tệp được quét của tôi được đặt tên:
YYYY.MM.DD - Công ty - Mục - Ghi chú (tùy chọn)
Ví dụ:
2016.05.11 - Amazon - Toshiba Chromebook - CPU i3
2015.03.15 - Costco - Sharp TV - Mẫu 70LE660U
Việc đặt tên tệp của bạn có thể mất thêm vài giây nữa, nhưng tổ chức sẽ trả tiền trong tương lai khi bạn cần nhanh chóng tìm một biên lai để yêu cầu bảo hành hoặc cần chuẩn bị thuế của bạn.
2. Sử dụng thư mục
Bạn có thể sử dụng thư mục để sắp xếp theo danh mục, cửa hàng hoặc ngày. Quyết định cái nào phù hợp nhất với bạn. Giữ tên thư mục của bạn ngắn gọn và cố gắng không phát điên với các thư mục con đó! Tôi khuyên bạn nên bắt đầu với hai thư mục này mỗi năm:
- Cá nhân 2016
- Doanh nghiệp 2016
Điều này sẽ giữ cho thư mục Google Drive của bạn giảm xuống một kích thước có thể quản lý. Khi bạn bắt đầu làm điều này trong một vài năm, nó sẽ trông giống như sau:
Tiền thưởng
- Bạn có thể tạo widget Android trên màn hình chính để truy cập công cụ quét của Google Drive chỉ với một lần chạm. Nhấp vào Thêm lối tắt quét vào màn hình chính của bạn trên hướng dẫn chính thức của Google để tìm hiểu cách thực hiện.
- Đừng quét mọi thứ. Hãy suy nghĩ về những gì bạn thực sự cần: biên nhận kinh doanh, biên nhận HSA và / hoặc các mặt hàng bán vé lớn. Nếu nó không phù hợp với các danh mục đó, bạn có thực sự cần quét nó không?
- Bổ sung biên lai của bạn với hình ảnh. Làm việc trong ngành y tế trong hơn một thập kỷ đã dạy tôi tầm quan trọng của tài liệu. Khi tôi thuê một chiếc xe cho thuê bị hỏng, tôi sẽ chụp ảnh và lưu nó bên cạnh biên lai cho thuê trong Google Drive trước khi tôi lái xe đi.Nếu tôi nhận được một mục bị hỏng trong thư, tôi thường sẽ chụp ảnh sản phẩm bị hỏng và lưu trữ nó với cùng tên tệp như biên lai.
- Sử dụng máy quét của bạn. Hầu hết các máy quét mới và máy in đa chức năng đều có tính năng quét trực tiếp vào Google Drive của bạn. Như một phần thưởng, các máy quét cuối cao cấp nhất sẽ cung cấp OCR, công cụ này sẽ chuyển đổi văn bản trong biên lai của bạn dưới dạng văn bản có thể tìm kiếm trong Google Drive! Điều này đánh bại sự cần thiết cho bước bổ sung đổi tên tệp đã quét của bạn và cho phép quét một chạm chính xác. Đây là giải pháp hoàn hảo cho biên nhận nhiều trang. Cân nhắc đầu tư vào một trong các máy quét này nếu bạn liên tục thêm biên nhận mới vào tệp của mình.
Với Google Drive và một chút thay đổi trong thói quen của tôi, tôi không còn phải lo lắng về việc mất hóa đơn. Lưu trữ biên nhận trên Google Drive mất một chút để làm quen với việc sử dụng, nhưng một khi bạn bị treo nó và chồng "to file" của bạn bắt đầu biến mất, bạn sẽ nhận ra rằng thêm một chút thời gian đáng để bạn yên tâm.