Như tôi đã đề cập nhiều lần trước đây, tôi thích tự làm chủ. Mặc dù có một số áp lực và căng thẳng không được tìm thấy trong công việc hàng giờ điển hình, đối với tôi, những lợi ích vượt xa những rủi ro. Được tự làm chủ có nghĩa là tôi kiểm soát vận mệnh của chính mình. Tôi không phải phụ thuộc vào bất cứ ai khác vì sự sống động của tôi. Thêm vào đó, sự tự do bổ sung đi kèm với nó rất khó để đánh bại - đặc biệt là đối với một người nghiện du lịch như tôi.
Một trong những công việc quan trọng nhất của một chủ doanh nghiệp mới là học cách giữ sách chính xác. Không chỉ quan trọng để đảm bảo bạn được thanh toán đúng (và đúng giờ), nhưng bạn cũng cần phải đảm bảo rằng bạn đang nộp đúng giấy tờ phù hợp với các tổ chức chính phủ vào đúng thời điểm. Nếu không, bạn có thể phải đối mặt với tiền phạt khổng lồ, cắt giảm lợi nhuận của bạn và nguồn thu nhập duy nhất của bạn.
Để giúp giữ mọi thứ liên tục, tôi đã phát triển danh sách kiểm tra của riêng mình. Trên đó, tôi có các nhiệm vụ kế toán quan trọng nhất được liệt kê vào cuối tháng, quý và năm. Vui lòng sử dụng danh sách kiểm tra này làm điểm xuất phát cho doanh nghiệp của riêng bạn hoặc kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn đang hoàn thành tất cả các tác vụ cần thiết. Đây là:
Công việc cho cuối tháng
Đây là những nhiệm vụ kế toán quan trọng nhất mà tôi chăm sóc mỗi tháng. Nếu bạn đã thuê một kế toán viên, họ sẽ có thể thực hiện một số việc này cho bạn. Nếu bạn là một người thích hợp với tôi, bạn phải đảm bảo tự mình chăm sóc tất cả những điều này.
- Lương bổng - Nếu bạn chỉ có một vài nhân viên, biên chế không phải là khó khăn. Bất kỳ phần mềm kế toán hiện đại nào cũng có thể xử lý nó. Rất nhiều chủ doanh nghiệp mà tôi biết là nhờ Quickbooks. Cá nhân, tôi sử dụng Avanquest Bookkeeper. Bất kể, chỉ cần chắc chắn rằng các bảng thuế của bạn được cập nhật và phần mềm sẽ thực hiện khấu trừ thích hợp cho bạn.
- Thanh toán tiền thuế liên bang - Bây giờ bạn đã hoàn thành thu nhập của nhân viên và khấu trừ thuế biên chế, bạn cần phải gửi số tiền đó với chính phủ liên bang. Để làm điều đó, bạn cần sử dụng Hệ thống thanh toán thuế liên bang điện tử® (EFTPS). Chỉ cần mở một tài khoản tại EFTPS.gov để bắt đầu. Khi bạn đã sẵn sàng thanh toán, hầu hết nhà tuyển dụng sẽ chọn “Biểu mẫu IRS 941 - Thuế liên bang hàng quý của nhà tuyển dụng” từ trình đơn thả xuống. Sau đó, kiểm tra hồ sơ kế toán của bạn để xem số tiền bạn đã giữ lại. Tìm hiểu xem thuế biên chế của bạn có đến hạn hàng tháng hoặc nửa tuần tại đây hay không. LƯU Ý QUAN TRỌNG: Mặc dù bạn đã thanh toán, bạn vẫn phải nộp Biểu mẫu 941 thực tế vào cuối mỗi quý (xem bên dưới).
- Thanh toán thuế nhà nước - Nếu bạn đã khấu trừ các khoản thuế còn nợ cho tiểu bang của mình, bạn cũng có thể cần phải gửi các khoản thuế đó. Mỗi tiểu bang có các hệ thống và quy tắc khác nhau. Liên hệ với bộ phận thu nhập của tiểu bang của bạn để tìm hiểu cách thực hiện gửi tiền lương và gửi các biểu mẫu thích hợp.
- Big 3 Báo cáo tài chính - 3 báo cáo này là báo cáo tài chính quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh của bạn, bạn có thể được yêu cầu giữ một bản sao của các dữ liệu này để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ hồ sơ. Một lần nữa, bất kỳ chương trình kế toán hiện đại nào cũng có thể giúp bạn hoàn thành chúng.
- Bảng cân đối kế toán - Bảng cân đối kế toán là danh sách chi tiết các tài sản, công nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp của bạn. Đây không chỉ là tài liệu tài chính quan trọng, nó còn là cách tuyệt vời để theo dõi sức khỏe của doanh nghiệp bạn. Ngay cả khi bạn không bắt buộc phải giữ tài liệu này, bạn nên xem lại tài liệu đó mỗi tháng.
- Lợi nhuận và thua Trữ - Ngoài bảng cân đối kế toán của bạn, bạn cũng nên hoàn thành Bảng sao kê Lợi nhuận & Lỗ (còn được gọi là Báo cáo P & L hoặc Báo cáo Thu nhập) mỗi tháng. Điều này sẽ cho bạn thấy số tiền bạn kiếm được (hoặc bị mất) trong tháng và có thể là yêu cầu lưu giữ hồ sơ tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh của bạn.
- Báo cáo lưu chuyển tiền mặt - Cuối cùng của "Báo cáo tài chính lớn 3" là Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn. Cùng với bảng cân đối kế toán và P & L, tuyên bố này giúp xác định tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn. Một lần nữa, bạn có thể được yêu cầu giữ tài liệu này trên hồ sơ tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh của bạn.
- Đóng góp của chương trình hưu trí - Là một chủ doanh nghiệp tự làm chủ, không có ai sẽ giúp bổ sung hưu trí của tôi. Đó là lý do tại sao tôi muốn đóng góp cho kế hoạch nghỉ hưu của tôi trên cơ sở hàng tháng. Chủ sở hữu doanh nghiệp có nhiều kế hoạch về hưu mà họ có thể đóng góp, bao gồm IRP SEP, IRA đơn giản, Solo 401 (k) s, v.v.
Nhiệm vụ cho cuối quý
- Phân phối - Tùy thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn được cấu trúc, bạn có thể muốn phân phối như là một bổ sung cho tiền lương thường xuyên của bạn. Chúng tôi chọn để phân phối hàng quý, phù hợp với cách C-Tổng công ty bầu để trả cổ tức hàng quý. Tuy nhiên, bạn nên chắc chắn để nói chuyện với một kế toán về kích thước của bản phân phối của bạn và mức độ thường xuyên bạn nên họ.
- Mẫu đơn 941 - Mặc dù bạn đã thực hiện các khoản thanh toán khấu trừ hàng tháng của mình, bạn vẫn phải nộp Mẫu đơn 941 - đó là của bạn Tờ khai thuế hàng quý của chủ nhân. Nó là siêu dễ dàng để điền vào. Về cơ bản, chỉ cần thêm các khoản thanh toán bạn đã thực hiện mỗi quý và báo cáo chúng trên biểu mẫu. Các chuyên gia thuế và một số phần mềm thuế nhất định có thể cho phép bạn gửi tệp điện tử, nhưng việc gửi biểu mẫu giấy cũng dễ dàng như vậy.
- Tờ khai thuế hàng quý của tiểu bang - Tùy thuộc vào các quy tắc của tiểu bang của bạn, bạn cũng có thể phải nộp tờ khai hàng quý cho họ. Hãy chắc chắn kiểm tra với tiểu bang của bạn để tìm hiểu các yêu cầu nộp đơn của họ.
- Thanh toán Thuế Thất nghiệp Liên bang (FUTA) - Nếu bạn có nhân viên, bạn có thể phải trả thuế thất nghiệp hàng quý. Người sử dụng lao động phải nộp các loại thuế này theo quý, nhưng chỉ khi số tiền thuế đến hạn trên $ 500. Nếu bạn là chủ nhân nhỏ và không bao giờ đạt đến giới hạn 500 đô la, bạn sẽ thực hiện thanh toán của mình khi bạn gửi Biểu mẫu IR40 940 vào cuối năm. Ngày đến hạn thanh toán FUTA là ngày 31 tháng 1, ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7 và ngày 31 tháng 10.
- Thanh toán Thuế Thất nghiệp của Nhà nước (SUTA) - Giống như thuế FUTA, bạn có thể phải trả thuế thất nghiệp của tiểu bang hàng tháng hoặc hàng quý. Kiểm tra với tiểu bang của bạn để xác định thời gian và cách thức thanh toán các loại thuế đó.
- Thuế ước tính cá nhân - Khi bạn làm việc cho chính mình, không ai trả cho bạn thu nhập hàng quý ước tính và thuế FICA cho bạn. Vì vậy, bạn phải tự mình làm. Bạn có thể tự trả tiền cho mình, tùy thuộc vào cấu trúc kinh doanh của bạn, vì vậy một số loại thuế đó có thể đã bị doanh nghiệp của bạn khấu trừ. Tuy nhiên, nếu bạn đang phân phối, có thể bạn sẽ cần thêm một số tiền thuế bổ sung vào nồi. Thuế thu nhập ước tính cá nhân hàng quý của bạn sẽ được tính vào ngày 15 tháng 1, ngày 15 tháng 4, ngày 15 tháng 6 và ngày 15 tháng 9.
Nhiệm vụ cho cuối năm
Đây là một số công việc bạn sẽ cần hoàn thành ít nhất mỗi năm một lần.
- Đóng sách của bạn - Khi bạn đã có mọi thông tin tài chính được tính, bạn nên cân đối và đóng sách của mình trong năm. Khi đã xong, hãy chắc chắn in ra và lưu các bản sao của Báo cáo tài chính Big 3 cuối năm của bạn.
- Gửi W-2 và 1099 - Nếu bạn đã trả lương cho nhân viên hoặc nhà thầu trả tiền vượt quá 600 đô la cho năm, bạn cần gửi cho họ biểu mẫu 1099-MISC hoặc W-2. Bạn nên gửi chúng trước ngày 31 tháng 1 hàng năm.
- Tệp W-2 và 1099 qua Biểu mẫu W-3 - Quý vị cũng cần nộp các mẫu 1099 và W-2 với Sở An Sinh Xã Hội trước ngày 31 tháng Ba. Để đăng ký một tài khoản và nộp các mẫu đơn của quý vị, hãy đến SocialSecurity.gov/employer.
- Các tệp W-2 và 1099 có trạng thái - Bạn cũng sẽ cần phải nộp các mẫu W-2 và 1099 với trạng thái. Ngày đến hạn có thể là trước hoặc sau ngày liên bang, vì vậy hãy chắc chắn kiểm tra với tiểu bang của bạn để bạn đúng giờ.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp - Tùy thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn được cấu trúc, bạn có thể được yêu cầu nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp. Các tập đoàn sẽ nộp hồ sơ sử dụng Mẫu IRS 1120, trong khi các Tổng công ty S nên sử dụng Mẫu 1120S của IRS. Tờ khai thuế liên bang đến hạn vào ngày thứ 15 của tháng, 3 tháng sau khi kết thúc năm thuế của công ty. Nếu năm làm việc của bạn hoạt động theo năm dương lịch, bạn sẽ cần phải gửi trước ngày 15 tháng Ba. Ngoài ra, bạn cũng có thể cần phải nộp đơn khai thuế của tiểu bang.
- Khai thuế thu nhập cá nhân - Giống như tất cả người nộp thuế, bạn được yêu cầu nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Thuế thu nhập cá nhân thường đến hạn vào ngày 15 tháng 4.
- Chia sẻ lợi nhuận gửi tiền - Nếu doanh nghiệp của bạn có 401 (k), bạn phải gửi bất kỳ khoản chia sẻ lợi nhuận nào từ năm trước vào tài khoản của nhân viên trước thời hạn nộp thuế kinh doanh.
Gói lên
Khi bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn muốn tập trung vào những gì làm cho bạn kiếm tiền. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn không nên yêu cầu sổ sách kế toán của mình. Thiếu thời hạn hoặc trả thiếu có thể kích hoạt tiền phạt mà ăn vào lợi nhuận của bạn. Chúng tôi hy vọng danh sách kiểm tra này sẽ giúp bạn tổ chức các tác vụ này để bạn có thể quay lại tập trung vào doanh nghiệp của mình.